Учет и контроль финансовых документов

  • Сократит затраты на использование бумажного архива
  • Наладит эффективное взаимодействие между отделами
  • Обеспечит соблюдение сроков согласований и оплат
  • Ввод документов занимает много времени?
  • При вводе первичных документов много ошибок?
  • Сроки согласования, исполнения и обработки первичных документов часто нарушаются?
 

  • Часто теряются документы?
  • Не знаете у кого сейчас нужный вам документ?
  • Не всегда известно, где находиться оригинал?

 

Внедрение модуля позволит:

Минимизировать количество ошибок при вводе документов

Сократить время на ввод документов в систему, их обработку, согласование и формирование итоговых решений

Значительно снизить вероятность потери документов и их составляющих

Сделать все этапы процесса обработки и исполнения документов максимально прозрачными

В дополнение вы получите:

Модуль учета и контроля первичной финансовой документации позволяет реализовать потребности организации в автоматизации ввода первичных документов. В дальнейшем документы могут быть задействованы и в других бизнес-процессах. На базе платформы Citeck EcoS создан механизм ввода, обработки, контроля и учета таких документов, а также создание на их основе различных дочерних бизнес-процессов и производных документов – таких как счета, акты, приложения, дополнительные соглашения и др.

Как это работает?

Прием, передача и обработка юридически значимых документов

Citeck EcoS позволяет обмениваться юридически значимыми документами с помощью различных операторов ЭДО. При этом система позволяет подписывать документы с помощью ЭЦП, а также проверять валидность уже подписанных документов

Потоковый ввод и распознавание текста

Помимо ручной загрузки документов, возможна реализация потокового сканирования документов с помощью решений ABBYY и Ephesoft. Дополнительно поддерживается распознавание текста.

Контроль корректности ввода

Проверка корректности вносимых данных позволяет свести к минимуму ошибки при загрузке документов. Для различных типов документов могут быть заданы обязательные поля либо списки готовых вариантов.

Информативная карточка документа

Для каждого документа в системе предусмотрена своя карточка. Она содержит всю информацию о владельце, связанных документах, истории событий, ответственных исполнителях и др. Такой формат позволяет без лишних действий получить нужную информацию и поставить задачи сотрудникам.

Поддержка шаблонов документов

Для разных типов документов есть возможность задавать шаблоны в привычном формате, например, в Microsoft Word. Система будет автоматически генерировать документы по заранее выбранным шаблонам и подставлять туда значения из заполненных форм.

Поддержка штрих кодов

Для идентификации каждого документа ему может присваиваться индивидуальный штрих код. При этом есть возможность подключения считывателя штрих кодов для быстрого поиска документов и ввода новых.

Контроль возврата документов от контрагентов

Система позволяет контролировать местонахождение оригиналов документов. Вы всегда будет знать, где находятся в данный момент документы, и кто ответственен за их возврат в архив компании.

Права доступа

Благодаря гибкому разграничению прав доступа к документам, редактировать, скачивать или просматривать содержимое документа смогут только определенные сотрудники. Права доступа можно задавать, как на сам файл, так и на его атрибуты или отдельные разделы.

Хранение, учет и архивирование документов

Все документы в системе формируют единый реестр. Для каждого из типов существует свой журнал, который имеет удобное отображение и поиск документов. После истечения срока действия документа он попадает в архив, где ему присваивается соответствующий статус. Он также будет доступен для чтения и восстановления, при необходимости.

Интеграция с другими системами

Citeck EcoS поддерживает интеграцию со многими информационными системами, такими как 1С Документооборот, 1C Предприятие, 1С Бухгалтерия, 1C ERP, SAP ERP, Oracle E-Business Suite, ИС Галактика Microsoft Active Directory, Контур.Диадок и др.

Нам доверяют: