Проект по разработке системы управления операционной статистикой, контроля продуктивности работы персонала и биллинга

Задача:   Внедрить систему внутренней отчетности и аналитики для увеличения производительности труда

О компании

Компания DHL входит в состав корпорации Deutsche Post DHL, мирового лидера в области услуг по логистике. DHL оказывает полный спектр услуг по перевозке документов и грузов и разрабатывает транспортные схемы, отвечающие индивидуальным потребностям отдельных клиентов.

da-dhl

Описание проекта

Одним из ключевых направлений деятельности компании DHL является SupplyChain — комплекс логистических услуг, включающий в себя складское хранение, транспортировку, дистрибуцию и разнообразное обслуживание товаров заказчика.

Именно для этого направления специалистами компании Citeck был разработан ряд решений, позволяющих оптимизировать внутреннюю и внешнюю отчетность, создать систему управленческой аналитики и бюджетирования, и, как следствие, повысить эффективность работы сотрудников.

Система управления операционной статистикой

Как уже было сказано, ряд клиентов DHL держат свою продукцию на складах компании, не просто арендуя помещения, но пользуясь комплексом услуг 3dpartylogistics, включающим в себя, организацию и управление перевозками, учет и управление запасами, подготовку документации, упаковку, сортировку и многое другое. Для этой работы компанией DHL задействованы как штатные сотрудники, так и сотрудники сторонних фирм.

Система управления операционной статистикой, разработанная специалистами Citeck, позволяет фиксировать время и выполняемые персоналом функции для различных клиентов за определенный период времени. Так, можно до минуты проследить, сколько времени понадобилось работнику на выполнение определенной операции, сколько часов было потрачено бригадой на выполнение той или иной функции, что было сделано за одну смену. Или за единицу учета можно взять не временной, а количественный показатель, тогда можно, например, выяснить, сколько коробок было упаковано одним сотрудником за одну смену или за час. Кроме того, в системе заданы стандарты выполнения каждой операции, т. н. эталонные показатели, благодаря чему система позволяет автоматически рассчитывать продуктивность персонала по операциям.

Статистика может формироваться не только по клиентам, но и по каждому сотруднику в отдельности. Возможна систематизация данных по двум параметрам: почасовая загрузка (в т.ч. время, потраченное на совещания, обеды и планерки) и т.н. Direct-загрузка или «поштучная» — по количеству единиц обработанного груза. Ежедневные отчеты помогут оценить загруженность и эффективность каждого сотрудника и, соответственно, каждой бригады или подразделения.

После того, как ежедневные отчеты заполнены начальниками бригад, ответственные менеджеры консолидируют ее в т.н. «книги продуктивности» и отправляют на утверждение начальнику склада. В случае обнаружения каких-либо неточностей, начальник склада может «отклонить» книги продуктивности и вернуть их для корректировки. Таким образом, процесс формирования книг операционной статистики персонала получается «живым». После утверждения начальником склада, книги продуктивности экспортируются в систему бизнес-аналитики (BI).

Система контроля продуктивности

В учетной системе, разработанной для DHL, предусмотрен механизм контроля продуктивности работы персонала. Управленческий персонал имеет возможность задавать в системе планируемый уровень продуктивности как всей бригады сотрудников, так и персонально для каждого работника, и далее контролировать фактические показатели продуктивности. На основании анализа фактических показателей появляется возможность изменять план по продуктивности на следующий период, мотивируя сотрудников к улучшению своих показателей.

Механизм контроля продуктивности реализован следующим образом: при заполнении «книг продуктивности» система автоматически рассчитывает ежедневную продуктивность каждого сотрудника. Далее эти данные экспортируются в систему бизнес-аналитики.

На основании выгружаемых в систему бизнес-аналитики данных можно формировать различные отчеты. Для нужд DHL компанией Citeck был разработан ряд отчетов, позволяющих анализировать различные показатели деятельности персонала за конкретный период: загрузку по операциям (например, в виде диаграммы Ганта с разбивкой по часам в течение суток), продуктивность, эффективность и т.д.

Кроме основных отчетов, администраторы и пользователи системы могут самостоятельно строить новые аналитики в различных срезах, благодаря удобному и интуитивно понятному графическому интерфейсу BI.
Система управления операционной статистикой, система контроля продуктивности и построения бизнес-аналитики позволяет управленческому персоналу компании своевременно получать актуальную информацию, проводить анализ данных в различных срезах и принимать важные решения.

Руководством российского подразделения DHL данная BI-система используется для оптимизации управления материальными и человеческими ресурсами, оперативного планирования продуктивности и формирования отчетности для представления в головной офис.

Система биллинга

На основании книг продуктивности построена и система биллинга — выставление конечных счетов клиенту. Система автоматически группирует информацию в клиентские книги, содержащие сведения о каждом клиенте — наименование и объем услуг, оказанных за определенный период. После чего рассчитывается стоимость оказанных услуг, согласно тарифам компании.

Ключевые возможности систем

  • контроль и расчет эффективности работы персонала (как индивидуально, так и в составе бригады);
  • расчет ключевых показателей эффективности работы склада;
  • биллинг и выставление счетов за оказанные услуги;
  • построение отчетов и витрин данных;
  • импорт-экспорт данных Excel;
  • интеграция с системой 1С «Зарплата и Управление персоналом».

Выгоды

По словам руководства DHL, внедрение данных решений значительно улучшило «качество жизни» компании:

  • Система позволяет постоянно контролировать загрузку ресурсов, продуктивность работы персонала, что ведет к более эффективному распределению обязанностей, эффективному управлению складскими и человеческими ресурсами и, как следствие, повышению результативности работы всего направленияSupplyChain.
  • Система бизнес-аналитики позволила руководству DHL чутко реагировать на изменения внешней конъюнктуры рынка и планировать дальнейшую деятельность компании в соответствии с реальной ситуацией.
  • Упростился процесс расчета стоимости услуг и создания клиентской отчетности, что значительно снизило трудозатраты, а главное, возможность ошибок при выставлении счетов клиентам.

Стоит добавить, что сотрудничество с компанией Citeck продолжается как в сфере развития и поддержки ранее разработанных систем, так и в области новых проектов по автоматизации бизнес-процессов компании.

Используемые программные продукты и технологии

Adempiere, Java EE, Oracle Business Intelligence, Oracle Warehouse Builder, Oracle Database.