Уменьшение времени согласования документации в 2-3 раза
Хранение всей документации в одном месте
Возможность оперативно обновлять конкурсную документацию
Возможность контролировать процесс в любой момент и отслеживать ответственных за задержку
Организация и проведение тендеров – процесс, требующий вовлеченности множества людей и документов. И чем больше размеры компании, тем процесс получается более растянут во времени. А обилие участников, документов и отсутствие централизованной системы выбора поставщика делают закупки долгим и трудозатратным мероприятием. В данном случае всегда есть место нестандартным ситуациям, так как каждый новый тендер уникален.
За основу в модуле «Управление тендерной документацией», мы приняли, что процесс проведения тендеров – это кейс. Организатор, участники тендера, совещания, набор необходимых документов – элементы кейса. В зависимости от поведения участников и наличия документов ситуация может развиваться по-разному и заранее невозможно определить единую схему решения кейса.
Поэтому решение будет полезно всем организациям, проводящим большое количество закупок на конкурсной основе.
На первом этапе кейса формируется группа технических специалистов, которая разрабатывает закупочную и общую документацию и выносит ее на согласование. При этом в системе создается карточка «Заявки на закупку» (или досье кейса), в которую на начальном этапе вносится документация, например: общее описание закупки, проект договора, технический документ и т.д.
Следующий шаг - согласование закупочной документации с ответственными лицами. Для это участник группы технических специалистов начинает бизнес-процесс согласования, нажав кнопку «отправить на согласование закупочную документацию». В открывшейся форме заполняются необходимые поля и выбираются согласующие.
Для дополнительного учета и контроля первичной финансовой документации возможно использовать систему корпоративного учета и отчетности.
В начале данного этапа создается карточка «Конкурсной процедуры», в которую вносятся необходимые данные заинтересованных участников конкурса. По результатам проведения конкурса на финальном этапе один из участников будет отмечен, как выигравший тендер.
После создания карточки пользователи группы технических специалистов вносят в раздел «Документы» файлы, представленные участниками конкурса, которые будут также доступны экспертному жюри. Система поддерживает версионность документов, так что в процессе проведения конкурса документация может обновляться. Другие файлы (шаблоны оценки для каждого согласующего эксперта и т.д.) могут быть размещены техническими специалистами в соответствии с типом и видом "Общая документация". Файлы шаблонов впоследствии будут скачены экспертами из раздела "Документы", заполнены и вложены в процессе выполнения задачи согласования.
Для работы с большим объемом данных компания Citeck предлагает использовать платформу Alfresco в документообороте.
В некоторых случаях после проведения конкурса возможно дополнительно провести процедуру «уторговывания». Цель процедуры – получить новые предложения от существующих участников конкурса (цена и т.д.), разместить обновленную конкурсную документацию, а также обновленные шаблоны оценки для экспертов в раздел "Документы" и отправить на пересогласование. Этот процесс аналогичен предыдущему этапу. На всех стадиях этапа проведения конкурса, в разделе "Действия" (вкладка "Карточка") отображаются ссылки "Создать "Экспертное заключение", "Создать Решение", "Создать "Общее заключение", "Создать "Итоговый протокол закупки". При нажатии на них должны сформироваться документы по заданному шаблону, которые в процессе будут подписаны, отсканированы и загружены в раздел "Документы" в соответствии с типом "Общая документация".
После размещения в систему документа «Решение» и последнего итогового протокола статус закупки поменяется на «Закупка завершена» и тендер можно считать закрытым.
