Автоматизированная система для учета и контроля первичных документов

  • Сократит затраты на использование бумажного архива
  • Наладит эффективное взаимодействие между корпоративными отделами
  • Обеспечит соблюдение сроков согласований и оплат
  • Ввод документов занимает много времени?
  • При вводе первичных документов много ошибок?
  • Сроки согласования, исполнения и обработки первичных документов часто нарушаются?
 

  • Часто теряются документы?
  • Не знаете у кого сейчас нужный вам документ?
  • Не всегда известно, где находиться оригинал?

 

Внедрение модуля позволит:

Минимизировать количество ошибок при вводе документов

Сократить время на ввод документов в систему, их обработку, согласование и формирование итоговых решений

Значительно снизить вероятность потери документов и их составляющих

Сделать все этапы процесса обработки и исполнения документов максимально прозрачными

Как это работает?

Модуль «Учета и контроля первичной финансовой документации» предназначен для автоматизации финансовых операций.

На базе платформы Citeck EcoS создан механизм ввода, обработки, контроля и учета документов. Можно сформировать взаимосвязи с производными документами – таких видов как счета, акты, приложения, дополнительные соглашения и др.

Функциональные возможности

Прием, передача и обработка юридически значимых документов

 

Citeck EcoS позволяет обмениваться юридически значимыми документами с помощью операторов ЭДО. При этом система позволяет подписывать документы электронной подписью (ЭЦП), а также проверять валидность уже подписанных документов.

Для этого в Citeck EcoS предназначен отдельный модуль, позволяющий работать с юридически значимыми документами и обмениваться ими с контрагентами. Подробнее о модуле ЮЗЭДО .

Потоковый ввод и распознавание текста

 

Помимо ручной загрузки документов, возможна реализация потокового сканирования документов с помощью решений ABBYY и Ephesoft. Дополнительно поддерживается распознавание текста.

Контроль корректности ввода

 

Проверка корректности вносимых данных позволяет свести к минимуму ошибки при загрузке документов. Для различных типов документов могут быть заданы обязательные поля либо списки готовых вариантов.

Информативная карточка документа

 

Для каждого документа в системе предусмотрена своя карточка. Она содержит всю информацию о владельце, связанных документах, истории событий, ответственных исполнителях, отчетность и др. Такой формат позволяет без лишних действий получить нужную информацию и поставить задачи сотрудникам.

Поддержка шаблонов документов

 

Для разных типов документов есть возможность задавать шаблоны в привычном формате, например, в Microsoft Word. Система будет автоматически генерировать документы по заранее выбранным шаблонам и подставлять туда значения из заполненных форм.

Поддержка штрих кодов

 

Для идентификации каждого документа ему может присваиваться индивидуальный штрих код. При этом есть возможность подключения считывателя штрих кодов для быстрого поиска документов и ввода новых.

Контроль возврата документов от контрагентов

 

Система позволяет контролировать местонахождение оригиналов документов. Вы всегда будете знать, где находятся в данный момент документы, и кто ответственен за их возврат в архив компании.

Права доступа

 

Благодаря гибкому разграничению прав доступа к документам, редактировать, скачивать или просматривать содержимое документа смогут только определенные сотрудники. Права доступа можно задавать, как на сам файл, так и на его атрибуты или отдельные разделы.

Хранение, учет и архивирование документов

 

Все документы в системе формируют единый реестр. Для каждого из типов существует свой журнал, который имеет удобное отображение и поиск документов. После истечения срока действия документа он попадает в архив, где ему присваивается соответствующий статус. Он также будет доступен для просмотра отчетности, чтения и восстановления, при необходимости.

Для комплексного управления договорным документооборотом компании реализовано решение "Управление договорами".

Интеграция с другими системами

 

Citeck EcoS поддерживает интеграцию со многими информационными системами, такими как 1С Документооборот, 1C Предприятие, 1С Бухгалтерия, 1C ERP, SAP ERP, Oracle E-Business Suite, ИС Галактика, Microsoft Active Directory, Контур.Диадок и др.. Благодаря этому модуль "Учета и контроля финансовой документации" позволит легко автоматизировать финансовые операции на предприятии и обеспечит переход от ручного режима ввода документов к единой информационной системе обработки данных.

Нам доверяют: