Система управления договорами и контрактной документацией

Решаемые задачи

Контроль сроков исполнения и обязательств по договору

Гарантия юридической значимости и информационной защиты подписанного документа

Возможность быстрого поиска договоров и связанных с ними документов

Оптимизация процесса сверки документов, отслеживание правок и контроль их внесения

Функциональные возможности

Реестр договоров

Единый реестр договоров формируется из всех данных, созданных или загруженных в систему.

Для каждого из типов документов (договоры, дополнительные соглашения, платежные поручения и др.) в системе создаются журналы.

Журнальная структура позволяет наглядно отображать весь перечень документов с датой, статусом, наименованием контрагента, суммой и другими настроенными полями. Это удобно и сокращает время на поиск необходимого документа или выборочной информации
В журнале введена фильтрация договоров согласно выбранному критерию (юрлицо, валюта, предмет договора)
Отфильтрованные данные журнала можно экспортировать в .xls или .pdf форматах

Реестр договоров, Citeck ECOS, система управления договорами

Контроль срока действия

С помощью системы «Управление договорами» вы сможете автоматизировать процесс контроля сроков действия договоров и их подписание.

Система сама уведомит контрагента о новом статусе документа. Исполнителю на e-mail поступит напоминание о необходимости продлить или расторгнуть договор, чтобы не возникло никаких нарушений.

Контроль исполнения договоров

Система поможет отследить результат исполнения договоров и автоматизировать весь процесс.

Исполнение заданий по договору можно разбить на несколько этапов и система сама будет автоматически создавать счета и закрывающие документы в конце каждого цикла.

Для ежемесячных договоров можно настроить автоматический контроль – система «Управление договорами» напомнит «исполнителю» о необходимых действиях: подписании или продлении документа, отправив уведомление на электронную почту.

Контроль исполнения договоров, Citeck ECOS, система управления договорами (1)

Контроль исполнения договоров, Citeck ECOS, система управления договорами (2)

Справочник продуктов и услуг. Генерация счетов и актов

Система поможет сформировать сопровождающие документы: счета, акты, накладные.

Это происходит автоматически, по заданным шаблонам, которые настраиваются при настройке системы. Стандартизация процесса позволит генерировать счета и закрывающие документы, подставляя выбранные позиции из справочника.

Быстрый поиск договоров, счетов и закрывающих документов

Гибкие возможности поиска позволяют найти нужный договор, используя регистрационные данные карточки, фрагмент текста/страницы или десятки других параметров. Также возможна настройка группы условий и сохранение заданных параметров в качестве шаблона.

Гибкий процесс согласования договоров

Вы можете откорректировать раздел «Управление договорами» не только для формализованных документов, но и автоматизировать процесс согласования или подписания для неформализованных договоров.

Регламентные договоры можно согласовывать по заранее разработанному сценарию — с возможностью контроля сроков и действий участников процесса на каждом этапе.

Есть возможность корректировать сроки контроля, списки ответственных лиц или запуск дополнительного согласования.
Предусмотрена опция согласования актов и счетов на оплату. Это полезно для минимизации рисков, связанных с неисполнением или ненадлежащим исполнением договорных обязательств в части оплат.
Любой пользователь, согласно заданным правам, может создавать платежные документы, редактировать, согласовывать, отслеживать ход выполнения работы, контролировать проведение оплаты по договорам.

Подключение контрагента к процессу согласования договора

Вы можете подключить к работе с договором контрагента непосредственно из самой системы, в этом случае редактирование текста будет осуществляться в online режиме, с сохранением всех версий документа. Действия контрагента в системе регламентируется согласно заданным правам.

Печать листа согласования

Печать происходит по заранее утвержденной форме

Хранение приложений и любых файлов

Все файлы, относящиеся к договору, прикрепляются к карточке. Хранение таких документов осуществляется в системе, а основные свойства документа фиксируются в журнале.

Сопроводительные документы можно редактировать, создавать по ним поручения или отправлять на согласование.

Хранение приложений и любых файлов, Citeck ECOS, система управления договорами

Создание договоров по шаблонам

Для создания и подготовки типовых договоров в системе используются шаблоны, которые позволяют создать документ в формате MS Word или PDF и подставлять в него данные из карточки договора (данные контрагента, подписанта, реквизиты компании).

Возможна комплексная автоматизация бизнес-процессов компании, а также «частные» решения, основанные на внедрении специализированного программного обеспечения в деятельность конкретного отдела (отдел закупок, бухгалтерия, отдел логистики, служба кадров и так далее).

Просмотр договора и всех связанных документов

Карточка документа содержит функцию предварительного просмотра. В ней можно посмотреть содержание договора и связанных с ним документов без скачивания на компьютер.

Просмотр договора и всех связанных документов, Citeck ECOS, система управления договорами (2)

Онлайн-редактирование и совместная работа с документом, Citeck ECOS, система управления договорами

Совместная работа и онлайн-редактирование

Citeck ECOS позволяет работать с документами в онлайн-режиме, в том числе нескольким пользователям одновременно. Система сохранит все версии документа и подробную историю редактирования с указанием кто, что и когда изменил в документе.

Сравнение версий договоров online

Система Citeck ECOS «Управление договорами» позволяет осуществлять online сравнение и контроль версий договора через веб-интерфейс.

При любом изменении документа создается новая версия, фиксируется время внесения корректировки и пользователь. Благодаря цветной подсветке на экране сравнения, вы сможете проанализировать первоначальную версию договора с внесенными изменениями.

Сравнение версий договоров online, Citeck ECOS, система управления договорами

Контроль прав доступа к договорам

Вы сможете настроить права доступа каждому пользователю системы в зависимости от должности и роли пользователя: по видам договорных документов и по иерархии в рамках процесса согласования.

Создание поручения по договору

В процессе согласования договора зачастую возникает ситуация, когда нужно запросить или уточнить недостающую информацию. В системе Citeck ECOS «Управление договорами» для решения данной существует возможность создавать поручения по договору. Для этого пользователь системы из карточки договора создает поручения сотруднику компании (используя справочник орг. структуры) с указанием срока исполнения и приоритета задания.

Этапы выполнения договора, Citeck ECOS, система управления договорами

Стадии работы с договором

Citeck ECOS позволяет разбить работу с документами на стадии. Каждая стадия может содержать определенный набор условий (загрузка необходимых документов и страниц, их согласование, контроль оплаты и т.д.), без выполнения которых невозможен переход на следующую стадию.

Таблицы принятия решений

DMN (Decision Model and Notation), таблица принятия решений — удобный инструмент, автоматизирующий принятие решений в зависимости от прописанных бизнес-правил. Можно использовать как самостоятельно, так и в привязке к бизнес-процессам (BPMN). С помощью DMN-таблицы упрощаются сложные многоуровневые BPMN-схемы. В качестве бизнес-правил могут выступать любые критерии: сумма договора, статья расхода, отдел, сотрудник, его присутствие или отсутствие на рабочем месте и многое другое.

Таблица принятия решений, Citeck ECOS, система управления договорами

Мобильная версия

Полноценная мобильная версия позволит создавать, просматривать, согласовывать и выполнять все действия с договорами с любого устройства. Также доступны мобильные приложения для iOS и Android.

Citeck ECOS — это единая бизнес-платформа, на базе которой можно развернуть любое количество модульных решений. Все зависит от потребностей бизнеса, готовности настроить эффективную модель управления документооборотом и бизнес-процессов компании.

Получить консультацию Запросить стоимость