Решаемые задачи

Контроль сроков исполнения и обязательств по договору

Гарантия юридической значимости и информационной защиты подписанного документа

Возможность быстрого поиска договоров и связанных с ними документов

Оптимизация процесса сверки документов, отслеживание правок и контроль их внесения

Функциональные возможности

Реестр договоров

 

Единый реестр договоров формируется из всех данных, созданных или загруженных в систему.

Для каждого из типов документов (договоры, дополнительные соглашения, платежные поручения и др.) в системе создаются журналы.

  • Журнальная структура позволяет наглядно отображать весь перечень документов с датой, статусом, наименованием контрагента, суммой и другими настроенными полями. Это удобно и сокращает время на поиск необходимого документа или выборочной информации
  • В журнале введена фильтрация договоров согласно выбранному критерию (юрлицо, валюта, предмет договора)
  • Отфильтрованные данные журнала можно экспортировать в .xls или .pdf форматах

Контроль срока действия

 

С помощью системы "Управление договорами" вы сможете автоматизировать процесс контроля сроков действия договоров и их подписание.

Система сама уведомит контрагента о новом статусе документа. Исполнителю на e-mail поступит напоминание о необходимости продлить или расторгнуть договор, чтобы не возникло никаких нарушений.

Контроль исполнения договоров

 

Система поможет отследить результат исполнения договоров и автоматизировать весь процесс.

Исполнение заданий по договору можно разбить на несколько этапов и система сама будет автоматически создавать счета и закрывающие документы в конце каждого цикла.

Для ежемесячных договоров можно настроить автоматический контроль – система "Управление договорами" напомнит «исполнителю» о необходимых действиях: подписании или продлении документа, отправив уведомление на электронную почту.

Справочник продуктов и услуг. Генерация счетов и актов

 

Система поможет сформировать сопровождающие документы: счета, акты, накладные.

Это происходит автоматически, по заданным шаблонам, которые настраиваются при настройке системы. Стандартизация процесса позволит генерировать счета и закрывающие документы, подставляя выбранные позиции из справочника.

Быстрый поиск договоров, счетов и закрывающих документов

 

В системе находится поисковой механизм.

Вы можете найти нужный договор, используя регистрационные данные карточки или фрагмент текста/страницы.

Гибкий процесс согласования договоров

 

Вы можете откорректировать раздел "Управление договорами" не только для формализованных документов, но и автоматизировать процесс согласования или подписания для неформализованных договоров.

Регламентные договоры можно согласовывать по заранее разработанному сценарию - с возможностью контроля сроков и действий участников процесса на каждом этапе.

  • Есть возможность корректировать сроки контроля, списки ответственных лиц или запуск дополнительного согласования.
  • Предусмотрена опция согласования актов и счетов на оплату. Это полезно для минимизации рисков, связанных с неисполнением или ненадлежащим исполнением договорных обязательств в части оплат.
  • Любой пользователь, согласно заданным правам, может создавать платежные документы, редактировать, согласовывать, отслеживать ход выполнения работы, контролировать проведение оплаты по договорам.

Подключение контрагента к процессу согласования договора

Вы можете подключить к работе с договором контрагента непосредственно из самой системы, в этом случае, редактирование текста будет осуществляться в online режиме, с сохранением всех версий документа. Действия контрагента в системе регламентируется согласно заданным правам.

Печать листа согласования

 

Печать происходит по заранее утвержденной форме

Хранение приложений и любых файлов

Все файлы, относящиеся к договору, прикрепляются к карточке. Хранение таких документов осуществляется в системе, а основные свойства документа фиксируются в журнале.

Сопроводительные документы можно редактировать, создавать по ним поручения или отправлять на согласование.

Создание договоров по шаблонам

Для создания и подготовки типовых договоров в системе используются шаблоны, которые позволяют создать документ в формате MS Word или PDF и подставлять в него данные из карточки договора (данные контрагента, подписанта, реквизиты компании).

Возможна комплексная автоматизация бизнес-процессов компании, а также «частные» решения, основанные на внедрении специализированного программного обеспечения в деятельность конкретного отдела (отдел закупок, бухгалтерия, отдел логистики, служба кадров и так далее).

Просмотр договора и всех связанных документов

 

Карточка документа содержит функцию предварительного просмотра. В ней можно посмотреть содержание договора и связанных с ним документов без скачивания на компьютер.

Сравнение версий договоров online

 

Система Citeck ECOS "Управление договорами" позволяет осуществлять online сравнение и контроль версий договора через веб-интерфейс. При любом изменении документа создается новая версия, фиксируется время внесения корректировки и пользователь. Благодаря цветной подсветке на экране сравнения, вы сможете проанализировать первоначальную версию договора с внесенными изменениями.

Контроль прав доступа к договорам

 

Вы сможете настроить права доступа каждому пользователю системы, в зависимости от должности и роли пользователя: по видам договорных документов и по иерархии в рамках процесса согласования.

Создание поручения по договору

В процессе согласования договора зачастую возникает ситуация, когда нужно запросить или уточнить недостающую информацию. В системе Citeck ECOS "Управление договорами" для решения данной существует возможность создавать поручения по договору. Для этого пользователь системы из карточки договора создает поручения сотруднику компании (используя справочник орг. структуры) с указанием срока исполнения и приоритета задания.

Этапы выполнения договора

 

Функционал Кейс менеджмента, используемый в Citeck ECOS позволяет разбить согласование, подписание и исполнение договора на этапы. Каждый этап может содержать определенный набор условий (загрузка необходимых документов и страниц, их согласование, контроль оплаты и т.д.) без выполнения которых, невозможен переход на следующий этап.

Бизнес требования

 

Бизнес-требования - набор условий, который управляет кейсом (событием) или его этапом. Благодаря поддержке бизнес-требований, система позволяет администратору настраивать процессы выполнения договоров под задачи и потребности компании. Например, можно настроить процесс регулирования проектом таким образом, чтобы система сама формировала пакет закрывающих документов, и отправляла его на согласование за 3 дня до окончания этапа по договору.

Мобильная версия

 

Полноценная мобильная версия позволит создавать, просматривать, согласовывать и выполнять все действия с договорами с любого устройства.

Стоимость

Стоимость модуля «Управление договорами» зависит от количества пользователей и модели использования: лицензионная или облачная.

Лицензионная версия:

— минимальный пакет до 30 пользователей

Облачная версия:

— минимальный пакет до 60 пользователей

В пакет также входит модуль «Электронный архив».

Citeck ECOS — это единая бизнес-платформа, на базе которой можно развернуть любое количество модульных решений. Все зависит от потребностей бизнеса, готовности настроить эффективную модель управления документооборотом и бизнес-процессов компании.

Необходимо большее количество пользователей? Оставьте заявку, мы рассчитаем стоимость специально для вас.

Нам доверяют: