Решаемые задачи

Контроль сроков исполнения и обязательств по договору

Гарантия юридической значимости и информационной защиты подписанного документа

Возможность быстрого поиска договоров и связанных с ними документов

Оптимизация процесса сверки документов, отслеживание правок и контроль их внесения

Функциональные возможности

Реестр договоров

 

Единый реестр договоров формируется из всех данных, созданных или загруженных в систему.

Для каждого из типов документов (договоры, дополнительные соглашения, платежные поручения и др.) в системе создаются журналы.

  • Журнальная структура позволяет наглядно отображать весь перечень документов с датой, статусом, наименованием контрагента, суммой и другими настроенными полями
  • Это удобно и сокращает время на поиск необходимого документа или выборочной информации
  • В журнале введена фильтрация договоров согласно выбранному критерию (юрлицо, валюта, предмет договора или любой другой)
  • Отфильтрованные данные журнала можно экспортировать в .xls или .pdf форматах

Контроль срока действия

 

С помощью системы "Управление договорами" вы сможете автоматизировать процесс контроля сроков действия договоров и его подписание.

Система сама уведомит контрагента о новом статусе документа. Исполнителю на e-mail направится напоминание о необходимости продления или расторжения договора, чтобы не возникло никаких нарушений.

Контроль исполнения договоров

 

Система поможет отследить результат исполнения договоров и автоматизировать весь процесс.

Исполнение заданий по договору можно разбить на несколько этапов и система сама будет автоматически создавать счета и закрывающие документы в конце очередного цикла. Всем участникам процесса будут рассылаться уведомления.

Создание каждого нового этапа можно настроить на автоматической основе. Это может быть полезно, например, для договоров с выполнением ежемесячных услуг. В этом случае система "Управление договорами" полностью берет контроль на себя и напоминает исполнителям о необходимых действиях через заданные промежутки времени.

Справочник продуктов и услуг. Генерация счетов и актов

 

Система поможет сформировать сопровождающие документы: счета, акты, накладные.

Вы сможете это делать по заданным шаблонам или использовать уже готовый справочник продуктов и услуг, который будет заполнен при настройке системы. Стандартизация процесса позволит генерировать счета и закрывающие документы, подставляя выбранные позиции из справочника.

Быстрый поиск договоров, счетов и закрывающих документов

 

В системе реализован полноценный поисковой механизм.

Вы сможете легко найти нужный договор по любому из атрибутов регистрационной карточки документа или даже фрагменту текста/страницы.

Гибкий процесс согласования договоров

 

"Управление договорами" поможет автоматизировать как типовые процессы согласования договоров, так и работать со специфическими разовыми договорами.

Регламентные договоры можно согласовывать по заранее разработанному сценарию с возможностью контроля сроков и действий участников процесса на каждом этапе.

  • Есть возможность корректировать сроки согласования, списки согласующих лиц или запуск дополнительного согласования
  • Предусмотрена опция согласования актов и счетов на оплату. Это будет полезно для минимизации рисков, связанных с неисполнением или ненадлежащим исполнением договорных обязательств в части оплат.
  • Любой пользователь, согласно заданным правам, может создавать платежные документы, редактировать, согласовывать, отслеживать ход согласования, контролировать проведение оплаты по договорам в плановые сроки.

Подключение контрагента к процессу согласования договора

 

Система оптимизирует время на сбор, анализ и устранение замечаний по тексту документа.

Вы можете подключить к работе с договором контрагента непосредственно из самой системы. При этом редактирование текста будет осуществляться в online режиме с сохранением всех версий документа. Доступ и действия контрагента в системе регламентируются согласно заданным правам.

Печать листа согласования

 

Печать происходит по заранее утвержденной форме

В процессе согласования договоров можно производить печать автоматически сформированного листа согласования документа, с утвержденной заранее формой.

Хранение приложений и любых файлов

 

В системе все файлы, относящиеся к договору, будут прикреплены непосредственно к его карточке.

Хранение таких документов осуществляется непосредственно в системе, основные свойства документа фиксируются в соответствующем журнале.

Сопроводительные документы можно редактировать, создавать по ним поручения или отправлять на согласование.

Создание договоров по шаблонам

 

Для создания и подготовки типовых договоров в системе используется механизм шаблонов, который, используя заранее подготовленный шаблон, позволяет создать документ в формате MS Word или PDF и подставлять в него данные из карточки договора (данные контрагента, подписанта, реквизиты компании).

Возможна комплексная автоматизация бизнес-процессов компании, а также «частные» решения, основанные на внедрении специализированного программного обеспечения в деятельность конкретного отдела (отдел закупок, бухгалтерия, отдел логистики, служба кадров и так далее).

Просмотр договора и всех связанных документов

 

Карточка документа содержит функцию предварительного просмотра.

В ней можно посмотреть содержание договора и связанных с ним документов без скачивания на компьютер

Сравнение версий договоров online

 

Система Citeck ECOS "Управление договорами" позволяет осуществлять online сравнение и контроль версий договора непосредственно через веб-интерфейс. При любом изменении документа будет создана новая версия, зафиксированы время создания и автор версии, а все произведенные изменения договора будут выделены цветом на экране сравнения.

Контроль прав доступа к договорам

 

Решение позволяет гибко настраивать правила работы с документами и осуществлять контроль прав доступа к договорам в зависимости от должностей и ролей пользователей: по видам договорных документов, по ролям в рамках процессов согласования договоров, раздельный доступ к карточке и файлам договора, возможность индивидуальных настроек доступа.

Создание поручения по договору

 

В процессе согласования договора зачастую возникает ситуация, когда нужно запросить или уточнить недостающую информацию. В системе Citeck ECOS "Управление договорами" для решения данной проблематики реализована возможность создания поручения по договору. Для этого пользователь системы непосредственно из карточки договора создает поручение сотруднику компании (используя справочник орг. структуры) с указанием сроков исполнения и приоритетов данного задания.

Этапы выполнения договора

 

Функционал Кейс менеджмента, используемый в Citeck ECOS позволяет разбить согласование, подписание и исполнение договора на этапы. Каждый этап может содержать определенный набор условий (загрузка необходимых документов и страниц, их согласование, контроль оплаты и т.д.) без выполнения которых, невозможен переход на следующий этап.

Бизнес требования

 

Бизнес-требования - набор условий, который управляет кейсом (событием) или его этапом. Благодаря поддержке бизнес-требований система позволяет администратору очень гибко настраивать процессы выполнения договоров. Например, можно настроить процесс регулирования проектом таким образом, чтобы система должна была сама формировать пакет закрывающих документов и отправлять его на согласование за 3 дня до окончания этапа по договору. Пока оно не будет завершено процесс не пойдет дальше

Мобильная версия

 

Полноценная мобильная версия позволит создавать, просматривать, согласовывать и выполнять все действия с договорами с любого устройства.

Стоимость

Стоимость модуля «Управление договорами» зависит от количества пользователей и модели использования: лицензионная или облачная.

Лицензионная версия:

— от 53 000 руб. (единоразово)
минимальный пакет до 30 пользователей

Облачная версия:

— от 18 900 руб/мес
минимальный пакет до 60 пользователей

В пакет также входит модуль «Электронный архив».


Citeck ECOS — это единая бизнес-платформа, на базе которой можно развернуть любое количество модульных решений. Все зависит от потребностей бизнеса и готовности настроить эффективную модель управления документооборотом и бизнес-процессами компании.


Необходимо большее количество пользователей? Оставьте заявку, мы рассчитаем стоимость специально для вас.

Нам доверяют: