Задачи и поручения

Решаемые задачи

Контроль исполнительской дисциплины

Повышение качества работы сотрудников

Получение отчетности по исполнению задач в реальном времени

Обеспечение выполнения сроков по задачам

Описание решения

Постановка задач, создание поручений и контроль их выполнения – основное условие успешной деятельности организации. И то, насколько качественно такая система реализована в компании может значительно повлиять на итоговые финансовые результаты.

Модуль «задачи и поручения» — предлагает простой, прозрачный и эффективный механизм для контроля выполнения задач сотрудников и позволяет в режиме реального времени отслеживать статусы тех или иных задач или бизнес-процессов.

Функциональные возможности

Назначение поручений по файлам и документам

Модуль «Задачи и поручения» позволяет назначать задачи сотрудникам по любым документам и файлам. Для этого достаточно войти в карточку документа и выбрать действий «создать поручение». Таким образом вы можете легко назначать задачи по конкретным документам и контролировать их выполнение.

Создание произвольных поручений

Функционал модуля так же позволяет создавать произвольные поручение, не относящиеся к каким-либо документам. Так, вы можете легко создать поручение своему подчиненному, например, подготовить отчет или собрать совещание и следить за процессом. При этом уведомления и напоминания будут приходить вам на почту.

Возможность переназначать задачи

Для уже созданных задач существует возможность переназначить их на другого пользователя. При этом задача по-прежнему остается на контроле, и инициатор может отслеживать ее исполнение.

Контроль задач в реальном времени

В любой момент вы можете проконтролировать процесс выполнения поставленных вами задач, узнать, когда сотрудник приступил к их выполнению, насколько просрочил ту или иную задачу, а также при необходимости добавить комментарии. Кроме того, уведомления о ходе выполнения задач будут приходить вам на почту. И даже если вы забыли о сроках и поставленных задачах, то система сама напомнит вам о необходимость проконтролировать процесс выполнения поручения.

Делегирование и выбор ассистентов

При отсутствии в офисе или уходе в отпуск сотрудники могут выбирать для себя заместителей. Все задачи будут в это время переназначены на них. Также для определенных ролей пользователей есть возможность выбирать ассистентов, которым будут доступны задачи сотрудника.

Одной из важнейших задач, решаемых системой электронного документооборота, является автоматизация контроля за исполнением документов. Использование модуля «Задачи и поручения» в значительной степени повышает исполнительскую дисциплину, сокращает сроки реализации проектов и снижает количество срывов, обеспечивая эффективность управления и контроля.

Автоматизированная система обеспечивает сокращение трудоёмких операций (ведение карточек, рассылку напоминаний, контроль сроков и т.д.). Она не в состоянии выполнять все функции персонала, однако способна значительно упростить решение многих вопросов и сделать намного более эффективной его работу.

Контроль исполнения документа подразумевает своевременное напоминание исполнителю и контролёру о приближении срока, который ограничивает время работы над ним.

Первый этап работы – создание контрольной карточки документа, в которой, как правило, содержится информация, поручения, сроки исполнения, назначаются один или группа исполнителей. Её структура может быть организована в соответствии с особенностями предприятия, и представлять различные информационные данные. Для создания карточки:

  • можно сделать выбор в пользу готовых шаблонов, подобрав оптимальный вид из нескольких, из общих средств, предоставляемых программным ресурсом;
  • возможно также разрабатывать другие варианты, необходимые для решения непосредственного комплекса задач и проблем.

Современный модуль не работает по жестким, раз и навсегда заданным алгоритмам. Это достаточно гибкий инструмент, с помощью которого пользователь может задавать произвольные поручения, то есть в нём найдётся место и для решения стандартных, и для постановки отдельных задач.

Нам доверяют: