Одной из важнейших задач, решаемых системой электронного документооборота, является автоматизация контроля за исполнением документов. Использование модуля «Задачи и поручения» в значительной степени повышает исполнительскую дисциплину, сокращает сроки реализации проектов и снижает количество срывов, обеспечивая эффективность управления и контроля.
Автоматизированная система обеспечивает сокращение трудоёмких операций (ведение карточек, рассылку напоминаний, контроль сроков и т.д.). Она не в состоянии выполнять все функции персонала, однако способна значительно упростить решение многих вопросов и сделать намного более эффективной его работу.
Контроль исполнения документа подразумевает своевременное напоминание исполнителю и контролёру о приближении срока, который ограничивает время работы над ним.
Первый этап работы – создание контрольной карточки документа, в которой, как правило, содержится информация, поручения, сроки исполнения, назначаются один или группа исполнителей. Её структура может быть организована в соответствии с особенностями предприятия, и представлять различные информационные данные. Для создания карточки:
- можно сделать выбор в пользу готовых шаблонов, подобрав оптимальный вид из нескольких, из общих средств, предоставляемых программным ресурсом;
- возможно также разрабатывать другие варианты, необходимые для решения непосредственного комплекса задач и проблем.
Современный модуль не работает по жестким, раз и навсегда заданным алгоритмам. Это достаточно гибкий инструмент, с помощью которого пользователь может задавать произвольные поручения, то есть в нём найдётся место и для решения стандартных, и для постановки отдельных задач.