Управление договорами

Комплексное решение по управлению договорным документооборотом компании, реализованное на базе свободной платформы Alfresco ECM

Решаемые задачи

Автоматизация процессов согласования, подписания и исполнения договоров

Централизованное хранилище договоров, счетов, актов и других сопроводительных документов

Контроль срока действия выполнения задач по договорам

Сокращение срока выполнения типовых задач по договорам

Функциональные возможности

Реестр договоров

Все данные о договорных документах (созданных или загруженных в систему) формируют единый реестр договоров. В системе созданы журналы для каждого из типов договорных документов (договоры, дополнительные соглашения, платежные документы и т.д.). Таких журналов может быть любое количество. Используя настройки отображения столбцов, вид журнальной формы можно изменять (добавлять или удалять видимые столбцы). Для сокращения времени на поиск необходимого документа или получения выборочной информации в журнале предусмотрена фильтрация договоров согласно выбранному критерию (по заданному контрагенту, валюте договора и т.д.). При этом отфильтрованные данные журнала можно экспортировать в .xls или .pdf форматах во внешнюю базу данных.

Контроль срока действия

Решение Citeck EcoS Управление договорами автоматизирует процессы подписания, пролонгации, расторжения, или контроля сроков действия договоров. Так, в случае окончания сроков действия договора, исполнителю на e-mail направляется уведомление-напоминание о необходимости пролонгации или расторжения данного договора.

Контроль исполнения договоров

Одна из самых актуальных задач в любой организации – контроль исполнения договоров. Citeck EcoS позволяет пользователям автоматизировать этот процесс. Процесс исполнения работ по договору можно разбить на несколько этапов и система при этом будет автоматически создавать счета и закрывающие документы в конце очередного этапа. А пользователям задействованным в исполнении будут рассылаться уведомления. Кроме того, можно настроить контроль договора таким образом, чтобы каждый месяц автоматически формировался новый этап и создавались документы к его концу. Это может быть полезно, например, для договоров с выполнением ежемесячных услуг. В этом случае Citeck EcoS полностью берет контроль на себя и напоминает исполнителям о необходимых действиях через заданные промежутки времени.

Справочник продуктов и услуг. Генерация счетов и актов

Практически всегда договоры сопровождаются счетами и закрывающими документами. Сiteck EcoS позволяет формировать оба вида документов. При этом имеется возможность сделать это по заданным в компании шаблонам. Система также содержит уже готовый справочник продуктов и услуг, который может быть заполнен пользователями системы. Подставляя элементы из справочника, можно генерировать счета и акты.

Быстрый поиск договоров, счетов и закрывающих документов

В решении реализован поиск договора как по любому из атрибутов регистрационной карточки документа, так и полнотекстовый поиск по фрагменту текста договора. При этом, дополнительно в журналах договоров предусмотрена фильтрация документов по заданному параметру.

Гибкий процесс согласования договоров

Решение Citeck EcoS Управление договорами позволяет автоматизировать как типовые процессы согласования договоров, так и работать со специфическими разовыми договорами. В частности, согласование регламентных договоров в системе осуществляется по заранее разработанному сценарию с возможностью контроля сроков согласования и действий согласующих лиц на каждом из этапов работы с документом. Решение предусматривает возможность корректировки сроков согласования, списка согласующих лиц или запуск дополнительного согласования. Для минимизации рисков, связанных с неисполнением или ненадлежащим исполнением договорных обязательств в части оплат в системе предусмотрена возможность согласования актов и счетов на оплату. Пользователи системы, согласно заданных прав, могут создавать платежные документы, редактировать, согласовывать, отслеживать ход согласования, контролировать проведение оплаты по договорам в плановые сроки.

Возможность привлечения контрагента к процессу согласования договора

При согласовании договоров с контрагентом, как правило, много времени уходит на сбор, анализ и устранение замечаний по тексту документа. Для ускорения данного процесса предусмотрена возможность работы с договорами контрагенту непосредственно в системе. При этом редактирование текста договора осуществляется в online режиме с сохранением всех версий документа. Доступ и действия контрагента в системе регламентируются согласно заданным правам.

Печать листа согласования

В процессе согласования договоров в системе Citeck EcoS Управление договорами осуществляется автоматическое формирование листа согласования документа и вывод его на печать по утвержденной форме.

Хранение приложений и любых файлов, относящихся к договорам

В системе все файлы, относящиеся к договору, прикрепляются непосредственно к карточке данного документа. Хранение таких документов осуществляется непосредственно в системе, при этом основные свойства документа фиксируются в соответствующем журнале. В системе Citeck EcoS Управление договорами сопроводительные документы можно редактировать, создавать по ним поручения или отправлять на согласование.

Создание договоров по шаблонам

Для создания и подготовки типовых договоров в системе используется механизм шаблонов, который, используя заранее подготовленный шаблон, позволяет создать документ в формате MS Word или PDF и подставлять в него данные из карточки договора (данные контрагента, подписанта, реквизиты компании).

Просмотр договора и всех связанных документов без скачивания его на свой компьютер

Содержание договора и связанных с ним документов в решении Citeck EcoS Управление договорами можно просмотреть используя функцию предварительного просмотра, которая доступна в карточке данного документа.

Сравнение версий договоров online

Система Citeck EcoS Управление договорами позволяет осуществлять online сравнение и контроль версий договора непосредственно через веб-интерфейс. При любом изменении документа будет создана новая версия, зафиксированы время создания и автор версии, а все произведенные изменения договора будут выделены цветом на экране сравнения.

Контроль прав доступа к договорам

Решение позволяет гибко настраивать правила работы с документами и осуществлять контроль прав доступа к договорам в зависимости от должностей и ролей пользователей: по видам договорных документов, по ролям в рамках процессов согласования договоров, раздельный доступ к карточке и файлам договора, возможность индивидуальных настроек доступа.

Создание поручения по договору

В процессе согласования договора зачастую возникает ситуация, когда нужно запросить или уточнить недостающую информацию. В системе Citeck EcoS Управление договорами для решения данной проблематики реализована возможность создания поручения по договору. Для этого пользователь системы непосредственно из карточки договора создает поручение сотруднику компании (используя справочник орг. структуры) с указанием сроков исполнения и приоритетов данного задания.

Этапы выполнения договора

Функционал Кейс менеджмента, используемый в Citeck Ecos позволяет разбить согласование, подписание и исполнение договора на этапы. Каждый этап может содержать определенный набор условий (загрузка необходимых документов, их согласование, контроль оплаты и т.д.) без выполнения которых, невозможен переход на следующий этап.

Бизнес требования

Бизнес-требования - набор условий который управляет кейсом (событием) или его этапом. Благодаря поддержки бизнес-требований система позволяет администратору очень гибко настраивать процессы выполнения договоров. Например, можно настроить процесс таким образом, чтобы за 3 дня до окончания этапа по договору система сама формировала пакет закрывающих документов и отправляла его на согласование. Пока оно не будет завершено процесс не пойдет дальше

Мобильная версия

Полноценная мобильная версия позволяет создавать, просматривать, согласовывать и выполнять все другие действия с договорами с любого устройства.

Стоимость

Наши клиенты