Решение для управления проведением совещаний поможет автоматизировать процесс ведения протокола, регистрации участников, определения обсуждаемых вопросов и контроль за принимаемыми решениями.
Автоматически оповещать всех участников совещания
Контролировать поставленные задачи и исполнителей
Просто и удобно планировать и провoдить совещания
Быстро и легко организовать совещание с сотрудниками из разных офисов
Приходилось ли вам бывать на многочасовых совещаниях, где каждый вопрос превращался в бесконечное обсуждение, а итоговое решение так и не принималось? Бывает ли в вашей компании, что приходя на совещание, вы не всегда знаете, какие вопросы будут обсуждаться? Часто ли протокол теряется после совещания или вообще не ведется, так что через несколько дней никто не помнит, что обсуждалось, а ответственных за выполнение тех или иных заданий становится невозможно найти?
Если хотя бы на один вопрос вы ответили положительно, то скорее всего проведение совещаний и дальнейшее исполнение выработанных указаний работает в вашей компании не так эффективно, как могло бы. Модуль «Управление совещаниями» предназначен для оптимизации проведения совещаний и автоматизации процесса ведения протокола, регистрации участников, определения обсуждаемых вопросов, контроля за принимаемыми решениями. Он может использоваться как в небольших компаниях с одним офисом, так и в крупных корпорациях, имеющих множество офисов в разных городах и странах.
Все документы, относящиеся к совещанию, сотрудники, принимающие участие, протоколы и принятые решения зафиксированы в одной карточке. К карточке совещания можно вернуться в любой момент: до начала совещания, чтобы освежить в памяти вопросы, которые стоит затронуть, или через некоторое время после, чтобы проверить, какие из вынесенных решений выполнены.
Все подготовленные документы: доклады, планы, предложения – могут быть заранее или в процессе совещания добавлены в карточку. Таким образом, организатор может определить сколько времени потребуется на совещание и расставить приоритеты. Для остальных сотрудников будет так же возможен доступ ко всем документам.
Для того, чтобы выбрать и оповестить тех, кто должен участвовать в совещании, вам потребуется не более двух минут. Выбор сотрудников осуществляется через удобную форму. Там же можно указать какие доклады или вопросы должны осветить выбранные сотрудники. Приглашения будут разосланы автоматически. При этом процесс подготовки совещания не пойдет дальше, пока выбранные сотрудники не подтвердят, что ознакомились с предстоящим совещанием.
Постановка задач, создание поручений и контроль их выполнения – основное условие успешной деятельности организации. Автоматизация управления задачами сделает механизм контроля выполнения задач сотрудников прозрачным и эффективным, позволит в режиме реального времени отслеживать статусы тех или иных задач или бизнес-процессов.
Ведение протокола неотъемлемая часть любого совещания. Система позволяет сразу же занести все данные о результатах совещания, зафиксировать выбранные решения. Вся эта информация так же будет доступна в последующее время.
После того, как протокол составлен, его можно согласовать с участниками совещания. Для этого в действиях появляется кнопка «отправить на согласование». Нажав на нее можно будет выбрать согласующих лиц. Уведомление им также придет на почту, а в разделе задач будут отображены новые элементы.
В процессе совещания или после него система позволяет сразу назначать исполнителей на конкретные задачи. Таким образом, все поставленные задачи будут контролироваться организатором, а исполнителям придет уведомление. Список задач и исполнителей будет доступен в карточке совещания.
Вся история событий - от начала организации совещания до рассылки протоколов после его окончания - фиксируется в карточке.
