Решение для постановки задач, создания поручений и контроля их исполнения в единой системе. Простой, прозрачный и эффективный механизм управления процессами и сотрудниками компании в режиме реального времени.
Контроль исполнительской дисциплины
Повышение качества работы сотрудников
Получение отчетности по исполнению задач в реальном времени
Обеспечение выполнения сроков по задачам
Постановка задач, создание поручений и контроль их выполнения – основное условие успешной деятельности организации. И то, насколько качественно такая система реализована в компании может значительно повлиять на итоговые финансовые результаты.
Модуль «Задачи и поручения» — предлагает простой, прозрачный и эффективный механизм для контроля выполнения задач сотрудников и позволяет в режиме реального времени отслеживать статусы тех или иных задач или бизнес-процессов.
Первый этап работы с модулем – создание контрольной карточки документа, в которой, как правило, содержится информация, поручения, сроки исполнения, назначаются один или группа исполнителей. Её структура может быть организована в соответствии с особенностями предприятия, и представлять различные информационные данные. Для создания карточки:
- можно сделать выбор в пользу готовых шаблонов, подобрав оптимальный вид из нескольких, из общих средств, предоставляемых программным ресурсом;
- возможно также разрабатывать другие варианты, необходимые для решения непосредственного комплекса задач и проблем.
Современный модуль не работает по жестким заданным алгоритмам. Это достаточно гибкий инструмент, с помощью которого пользователь может задавать произвольные поручения, то есть в нём найдётся место и для решения стандартных, и для постановки отдельных задач.
Модуль «Задачи и поручения» позволяет назначать задачи сотрудникам по любым документам и файлам. Для этого достаточно войти в карточку документа и выбрать действий «создать поручение». Таким образом вы можете легко назначать задачи по конкретным документам и контролировать их выполнение.
Функционал модуля так же позволяет создавать произвольные поручение, не относящиеся к каким-либо документам. Так, вы можете легко создать поручение своему подчиненному, например, подготовить отчет или собрать совещание и следить за процессом. При этом уведомления и напоминания будут приходить вам на почту.
Для уже созданных задач существует возможность переназначить их на другого пользователя. При этом задача по-прежнему остается на контроле, и инициатор может отслеживать ее исполнение.
В любой момент вы можете проконтролировать процесс выполнения поставленных вами задач, узнать, когда сотрудник приступил к их выполнению, насколько просрочил ту или иную задачу, а также при необходимости добавить комментарии. Кроме того, уведомления о ходе выполнения задач будут приходить вам на почту. И даже если вы забыли о сроках и поставленных задачах, то система сама напомнит вам о необходимость проконтролировать процесс выполнения поручения.
При отсутствии в офисе или уходе в отпуск сотрудники могут выбирать для себя заместителей. Все задачи будут в это время переназначены на них. Также для определенных ролей пользователей есть возможность выбирать ассистентов, которым будут доступны задачи сотрудника.
Использование модуля «Задачи и поручения» в значительной степени повышает исполнительскую дисциплину, сокращает сроки реализации проектов и снижает количество срывов, обеспечивая эффективность управления и контроля.
Автоматизированная система обеспечивает сокращение трудоёмких операций (ведение карточек, рассылку напоминаний, контроль сроков и т.д.). Она не в состоянии выполнять все функции персонала, однако способна значительно упростить решение многих вопросов и сделать намного более эффективной его работу.
Контроль исполнения документа подразумевает своевременное напоминание исполнителю и контролёру о приближении срока, который ограничивает время работы над ним.
