Решение для работы с доверенностями в электронном виде. Создание шаблонов, быстрый поиск в едином реестре доверенностей, визуальное выделение статусов и контроль срока действия.
Централизованное хранение документов
Контроль за исполнением
Ускоренное согласование за счет использование типовых маршрутов
Возможность создавать доверенности по заранее определенным шаблонам
Юридическая доверенность – неотъемлемый элемент в любой организации. При этом доверенность – это документ, который нельзя рассматривать отдельно от общего документооборота. Поэтому, как и для любого другого документа, для него должен быть определен порядок составления и оформления, согласования и подписания, регистрации и контроля исполнения.
Модуль «Доверенности» в Citeck ECOS представляет собой эффективное решение, помогающее упростить процесс работы с такими договорами и сократить время на их оформление.
Создание доверенность, как правило начинается с заявки. Для этого в системе предусмотрена удобная форма. При этом пользователь может сразу выбрать вид доверенности, на основании которого система сразу определит доверителя, лиц согласующих выдачу доверенности и выдающее подразделение. Так же есть возможность загрузить дополнительные файлы.
По умолчанию в системе созданы 3 журнала: Доверенности, Доверенные лица, Полномочия. Как правило, этих журналов хватает для большинства компаний. Тем не менее, под конкретные нужны таких журналов может быть любое количество. Такая система позволяет легко находить нужные доверенности и создавать новые. Используя настройки отображения столбцов, вид журнальной формы можно изменять (добавлять или удалять видимые столбцы). Для сокращения времени на поиск необходимого документа или получения выборочной информации в журнале предусмотрена фильтрация согласно выбранному критерию.
Решение Citeck ECOS позволяет отслеживать срок действия документов. Так, в случае окончания сроков действия доверенности, исполнителю на e-mail направляется уведомление-напоминание.
Для комплексного контроля за документами компания Citeck предлагает систему документооборота на базе открытой платформы Alfresco.
Модуль «Доверенности» позволяет автоматизировать как типовые процессы согласования, так и работать со специфическими разовыми доверенностями. Решение предусматривает возможность корректировки сроков согласования, списка согласующих лиц или запуск дополнительного согласования.Пользователи системы, согласно заданных прав, согласовывать, отслеживать ход согласования, контролировать ход выполнения обязательств по доверенности.
Для более быстрого поиска нужных документов и контроля система позволяет выделять разным цветом статусы документов. Цвет так же будет меняться при изменении статуса.
Для создания и подготовки типовых доверенностей в системе используется механизм шаблонов, который, используя заранее подготовленный шаблон, позволяет создать документ в формате MS Word или PDF и подставлять в него данные из карточки доверенности (данные контрагента, подписанта, реквизиты компании).
Citeck ECOS так же предлагает возможность создавать доверенности по форме контрагентов. Такая функция может быть полезна, если у каких-либо контрагентов строгих правила для оформления документов. В этом случаем заранее создается шаблон для определенного юридического лица и при создании доверенности проставляется галочка в поле «доверенность по форме контрагента». Система, сама, без каких-либо действий со стороны пользователя создаст доверенность в нужной форме.
В решении реализован поиск доверенностей как по любому из атрибутов регистрационной карточки документа, так и полнотекстовый поиск по фрагменту текста доверенности. При этом, дополнительно в журналах предусмотрена фильтрация документов по заданному параметру.
