Электронный архив документов: централизованное хранение

Выгоды от внедрения:

Централизованное хранилище информации (как структурированной, так и нет)

Повышение эффективности работы за счет быстрого поиска и доступа к документам

Разграничение прав доступа к документам

Online просмотр большинства популярных типов файлов

Описание решения

Хранение договоров, бухгалтерской и конструкторской документации, видео/аудиофайлов и любой другой информации – это базовая потребность в любой организации. Централизованное электронное хранилище стало важным элементом для деятельности практически любого современного предприятия. Предлагаем наше решение — «Электронный архив» Citeck ECOS.

Основные возможности электронного архива

Позволяет определить правила хранения создаваемой в организации информации, ее поиска и использования;
Обеспечивает классификацию и упорядочение длительного хранения документов и других материалов в соответствии с принятыми в компании регламентами хранения;
Обеспечивает распределенный и защищенный доступ к объектам хранилища;
Поддерживает хранение индексной информации с возможностью ее коррекции в соответствии с предоставленными пользователям правами;
Обеспечивает долговременное и отказоустойчивое хранение электронных документов и их атрибутов, созданных в различных прикладных программных приложениях, с сохранением оригинальных форматов документа, включая цифровые аудио- и видеоматериалы;
Обеспечивает переход от традиционного архива документов на бумажных носителях к автоматизированному хранилищу электронных документов посредством распознавания и обработки сканированных документов.

Функциональные возможности по работе с документами

Поддержка потокового ввода, массовый ввод документов;
Сканирование и распознавание документов с определением ключевых полей при помощи программных решений Abbyy и других;
Распознавание штрих-кодов;
Формирование на каждый распознанный документ контрольной карточки;
Сортировка при выгрузке документов в систему согласно заданным критериям в заранее определенные папки и разделы хранилища.

Типовые варианты применения архива

Архив технической документации

Архив Citeck ECOS позволяет не только перевести всю техническую документацию компании в электронный вид, но и обеспечить ее сохранность, эффективное использование и быстрый поиск. Благодаря интеграции архива с решением Abbyy и Kofax, все поступающие в архив бумажные документы сканируются и распознаются с определением ключевых полей и сортируются, согласно специфике документа, в заранее созданные папки и разделы. При этом к каждому документу прикрепляется контрольная карточка, которая содержит основные сведения о документе.

Архив бухгалтерской документации

Один из наиболее эффективных способов хранения бухгалтерской документации - это создание электронного архива. Наше решение, позволяет создать электронный архив бухгалтерской документации посредством потокового сканирования бумажных копий, обработки, обеспечения сохранности и предоставления доступа к переведенным в электронный вид документам.

Архив медиа материалов

Электронный медиа-архив предназначен для хранения и систематизации большого количества видеофайлов, аудиозаписей, фотографий, отсканированных документов и прочей информации в том случае, когда необходимо работать именно с информацией в медиа-форматах. Создание такого архива позволяет загружать в систему огромное количество файлов (как единичных, так и группами), осуществлять эффективный поиск по таким документами, а также обеспечивать их долговременное хранение.