Электронный архив

Выгоды от внедрения:

Централизованное хранилище информации (как структурированной, так и нет)

Повышение эффективности работы за счет быстрого поиска и доступа к документам

Разграничения прав доступа к документам

Online просмотр большинства популярных типов файлов

Описание решения

Хранение договоров, бухгалтерской и конструкторской документации, видео и аудиофайлов, а так же любой другой информации – это базовая необходимость в любой организации. И с каждым годом она становиться все более очевидной.  Поэтому иметь централизованное хранилище информации становиться как никогда важно для деятельности практически любого современного предприятия. Для этих целей мы предлагаем наше решение — электронный архив Citeck.

Основные возможности электронного архива

  • Позволяет определить правила хранения создаваемой в организации информации, ее поиска и использования;
  • Обеспечивает классификацию и упорядочение длительного хранения документов и других материалов в соответствии с принятыми в компании регламентами хранения;
    Обеспечивает распределенный и защищенный доступ к объектам хранилища;
  • Поддерживает хранение индексной информации с возможностью ее коррекции в соответствии с предоставленными пользователям правами;
    Обеспечивает долговременное и отказоустойчивое хранение электронных документов и их атрибутов, созданных в различных прикладных программных приложениях, с сохранением оригинальных форматов документа, включая цифровые аудио- и видеоматериалы;
  • Обеспечивает переход от традиционного архива документов на бумажных носителях, к автоматизированному хранилищу электронных документов посредством распознавания и обработки сканированных документов.

Функциональные возможности по работе с документами

  • Поддержка потокового ввода, массовый ввод документов;
  • Сканирование и распознавание документов с определением ключевых полей при помощи программного решения Ephesoft;
  • Распознавание штрих-кодов;
  • Формирование на каждый распознанный документ контрольной карточки;
  • Сортировка при выгрузке документов в систему согласно заданным критериям в заранее определенные папки и разделы хранилища.

Типовые варианты применения архива

Архив технической документации

Архив Citeck позволяет не только перевести всю техническую документацию компании в электронный вид, но и обеспечить ее сохранность, эффективное использование и быстрый поиск. Благодаря интеграции архива с решением Ephesoft, все поступающие в архив бумажные документы сканируются и распознаются с определением ключевых полей и сортируются, согласно специфике документа, в заранее созданные папки и разделы. При этом к каждому документу прикрепляется контрольная карточка, которая содержит основные сведения о документе.

Архив бухгалтерской документации

Одним из наиболее эффективных способов хранения бухгалтерской документации является создание электронного архива. Наше решение, позволяет создать электронный архив бухгалтерской документации посредством потокового сканирования бумажных копий, обработки, обеспечения сохранности и предоставления доступа к переведенным в электронный вид документам.

Архив медиа материалов

Электронный медиа архив предназначен для хранения и систематизации большого количества видеофайлов, аудиозаписей, фотографий, отсканированных документов и прочей информации в том случае, когда необходимо работать именно с информацией в медиа-форматах. Создание такого архива позволяет загружать в систему огромное количество файлов (как единичных, так и группами), осуществлять эффективный поиск по таким документами, а также обеспечивать их долговременное хранение.

Нам доверяют: