Решаемые задачи

Корректность согласования при помощи использования типовых маршрутов

Простой доступ ко всему архиву кадровых документов и поисковой механизм по заданным реквизитам и текстам

Контроль за каждым действием: исполнение или изменение каждой задачи фиксируется в уведомлениях

Высокая скорость согласования за счет стандартизации кадровых процессов

Описание решения

Модуль HR-процессов разработан с учетом исследования практики управления персоналом в крупных международных и российских компаниях федерального уровня.

Функциональные возможности

Моделирование в визуальном редакторе BPMN

 

Визуальный редактор позволяет создавать новые бизнес-процессы в нотации BPMN, а также изменять уже существующие. Проектирование и изменение процессов работает по технологии drag&drop и не требует от пользователей навыков программирования.

 

С помощью BPMN в системе легко конструировать сценарии HR-процессов.

  • Согласование документов,
  • Доработка и коррекция данных,
  • Оформление документов,
  • Подписание,
  • Экспорт и импорт в/из 1С или другой системы управления кадрами,
  • Распределение задач по отделам или филиалам (если это розница или холдинг)

Прием и регистрация

 

Прием и регистрация сотрудников происходит в единой системе автоматизировано. В Citeck ECOS создается регистрационно-контрольная карточка на прием сотрудника, в которой формируется заявление и сканы всех документов: трудовая книжка, СНИЛС, ИНН, договор, должностная инструкция и другие.

Кадровое администрирование

 

В Citeck ECOS предусмотрена система ведения кадрового учета.

 

Все файлы, относящиеся к учетным документам прикрепляются непосредственно к его карточке. Также доступ к любому из документов может осуществляться через Каталог данных.

 

Хранение таких документов происходит непосредственно в системе, при этом основные свойства документа фиксируются в соответствующем журнале.

 

С помощью журнальной структуры легко и быстро сортируются данные.

Журнальная структура

 

Журнал HR имеет ряд инструментов для настройки списка отображения любых заявлений:

  • Определение набора отображаемых полей,
  • Фильтр записей,
  • Экспорт списка в файл (HTML, Excel или CSV).

Справочники кадровых операций

 

Система поможет сформировать новый HR-процесс, предложив варианты операций: СНИЛС, командировка, договор ГПХ и др.

 

Это происходит автоматически, по заданным шаблонам, которые создаются при настройке системы. Генерация новых процессов происходит стандартизировано - из справочника подставляются выбранные позиции.

Настройка бизнес-требований и чек-листов

 

Перечень обязательных документов заранее настраивается администратором в чек-листе кейса (события).

 

В момент запуска нового бизнес-процесса автоматически формируется очередной список документов по категориям.

 

Например, при увольнении сотрудника понадобятся:

  • Документы на увольнение,
  • Кадровые документы,
  • Отсканированные (подписанные) документы.

Расчет зарплаты

 

В Citeck ECOS каждая процедура настраивается с учетом плановых мероприятий по этапу согласования.

 

Например, при расчете зарплаты в момент увольнения автоматически фиксируется период выдачи денежных средств.

 

При этом по каждому этапу задачи - от создания заявления до подписания документов по расчёту и выдачи трудовой книжки - фиксируется срок на ее выполнение.

Контроль действий и отслеживание статуса

 

Модуль «HR» автоматизирует процессы, позволяя контролировать каждый шаг заявки:

  • Согласование,
  • Подписание,
  • Пересмотр,
  • Контроль сроков.
 

Так, в случае изменения статуса заявки или появления нового комментария, исполнителю на e-mail направляется уведомление-напоминание о действиях с заявкой.

Табельный учет рабочего времени

 

В модуле реализована система учета отработанного времени и начисления заработной платы.

 

В соответствие с типом Табеля (аванс или заработная плата) и подразделением, на которое он назначается, в системе формируется его карточка для последующего заполнения данных и согласования процедуры расчета.

 

Данные вносятся либо работником отдела кадров, либо руководителем структурного подразделения. На основе указанных сведений, бухгалтерия начисляет заработную плату и прочие выплаты.

Оформление отпуска

 

В модуле полностью автоматизирован процесс оформления отпуска с поэтапным согласованием и начислением отпускных выплат.

 

После подачи заявки на отпуск в Citeck ECOS оно автоматически отправляется на утверждение непосредственному руководителю, далее вышестоящему руководству.

 

Цепочка согласования завершается на генеральном директоре. Следующим этапом заявление направляется в отдел бухгалтерии на оформление.

Оформление больничного листа

 

В модуле систематизирован процесс оформления больничного листа.

 

Создание процедуры сопровождается чек-листом из обязательных последовательных действий – прикрепление документов к больничному листу. Примеры документов:

  • Расчет пособия,
  • Корешок больничного листа,
  • Справка 182н,
  • Трудовая книжка,
  • и другие.

Права и доступ к системе

 

Настройка прав доступа каждому пользователю системы происходит в зависимости от должности и роли пользователя: по видам документов и по иерархии в рамках процесса согласования.

 

Например, для редактирования несистемных атрибутов может быть настроена специальная роль «Супервизор».

Быстрый и полнотекстовый поиск

 

Поиск любого документа реализован по атрибутам регистрационной карточки документа или полнотекстовый поиск по фрагменту текста документа или заявки.

Пошаговая инструкция

 

В HR-модуле реализована инструкция по каждому этапу бизнес-процесса.

 

Инструкция помогает сориентироваться в перечне задач и действий, которые предстоит совершить в момент оформления, регистрации, увольнения или учета сотрудника.