« Назад

Как повысить эффективность работы с договорами?

Как повысить эффективность работы с договорами?

 

Процесс работы с договорами — неотъемлемая часть современного бизнеса. Любой сотрудник

Businesswoman frustated with work, has a lot of paperwork at the office

организации неоднократно сталкивается с договорами. А для некоторый отделов работа с документами занимает большую часть рабочего времени. И чем больше организация, тем больше поток документов.

Рано или поздно приходиться задумать о повышении эффективности договорного документооборота. Самый простой способ это сделать — внедрить в компании систему электронного документооборота (СЭД)

Как правило, большинство систем документооборота уже в первые месяцы работы позволяют структурировать договорной документооборот и повысить эффективность работы сотрудников, сократив время на такие процессы как согласование, подписание и контроль исполнения обязательств по договору.

Что должна уметь СЭД в части управления договорами?

 

Редко в какой организации используется только один вид договоров. Поэтому важно, чтобы СЭД поддерживала возможность работы с разными видами договоров.  Еще лучше, чтобы система позволяла формировать шаблоны. Это позволит пользователем быстро создавать новые договора.

Возможность последовательного и параллельного согласования так же способствуют увеличению скорости документооборота. При этом неплохо, чтобы в системе была возможность задавать маршруты согласований для разных типов договоров. Как правило, список согласующих при этом меняется. Так, например договоры на выбор подрядчиков на технические работы обычно имеют гораздо большее чисто согласующих лиц, чем договоры на выполнение клининговых работ.

Еще одна важная функция, которой должна обладать СЭД для управления договорами — это возможность контролировать процесс исполнения договора, назначать ответственных лиц и ставить им задачи.  Во многом от этого зависит успешное выполнение обязательств по договору как заказчика, так и исполнителя. А при возникновении спорных вопросов позволит быстро решить проблему.

Почти всегда исполнение договора сопровождается счетами, актами и другими финансовыми документами, а зачастую есть необходимость и в документации других форматов. Для того, чтобы работа была эффективной, в системе договорного документооборота должна быть возможность устанавливать связи между документами. Это позволит сократить время на поиски и структурировать финансово значимые документы.

Также важно, чтобы в используемой системе была возможность разграничивать права доступа к тем или иным документам. Ведь сотрудникам технического подразделения совсем не обязательно знать, о том, какие договоры заключает отдела маркетинга. А еще лучше, если в системе будет возможность не просто задать права доступа для тех или иных пользователей, а заранее предопределить организационную структуру предприятия.

Это далеко не полный список того, что должна уметь современная СЭД. Однако обладание этим функционалом поможет уже в первые месяцы повысить эффективность бизнес процессов в компании.

Преимущества Citeck Ecos Управление договорами

 

Citeck EcoS базируется на открытой платформе Alfresco ECM. Помимо описанных выше функций Citeck EcoS обладает рядом дополнительных возможностей, которые помогают вывести управление договорами в компании на качественно новый уровень. Среди них такие, как:

  • Формирование счетов и закрывающих документов по шаблонам к договорам; 16
  • Сравнение версий договоров;
  • Создание поручений по договорам;
  • Согласование у контрагентов;
  • Формирование маршрутов согласований в зависимости от типа договора;
  • Формирование шаблона договора в зависимости от вида;
  • Контроль срока действия договора;
  • Электронный обмен юридически значимыми документами;
  • Интеграция с 1С;
  • и др.

Citeck EcoS Управление договорами использует концепцию адаптивного управления кейсами. Это значит, что весь жизненный цикл договора (создание, согласование, подписание, исполнение, списание в архив) можно разделить на определенное количество этапов. На каждом этапе определить ответственных лиц и необходимые условия. Например, если это договор на техническую поддержку, которая предполагает ежемесячные выплаты, то можно настроить систему таким образом, чтобы каждый месяц начинался новый этап исполнения договора. А к концу месяца система будет автоматически формировать акт и счет и отправлять их на согласование ответственным лицам.  При этом все документы будут связаны между собой и не потеряются.

Citeck EcoS отлично подойдет как крупным игрокам рынка с интенсивным документооборотом, так и небольшим компаниям с оборотом в несколько десятков договоров в год. Для малого и среднего бизнеса доступна облачная версия.