« Назад

Электронный архив Citeck

Немного о хранении информации. Что такое ECM? И чем она отличается от СЭД?

Для многих организаций хранение корпоративных данных часто сопряжено с определенными 17сложностями.Там, где нет единого хранилища, сотрудники, как правило хранят все данные у себя на локальном диске или спользуют облачные решения, такие как dropbox, Яндекс Диск, Гугл Драйв и др.  Это, как минимум не безопасно. Корпоративные данные могут легко попасть в чужие руки, а контролировать безопасность данных в этом случае довольно сложно. К тому же в такой ситуации найти нужный документ иногда бывает очень сложно.

В последние годы в российской практике очень активно внедряются системы электронного документооборота или более коротко СЭД. Наряду с СЭД также встречаются ECM системы (Enterprise Content Management) – системы управления корпоративным контентом. На территории РФ и стран СНГ эти обозначения часто используют, как синонимы. Но объединять эти два понятия в одно не совсем корректно.

Для того, чтобы разобраться в чем разница, давайте рассмотрим, с какими видами данных обычно работают сотрудники. В любой организации существуют 2 вида данных: структурированные и неструктурированные.

Структурированные – это данные, которые хранятся по определенным правилам. Они обычно представлены в виде таблиц, записей и хранятся с в специальных учетных системах. Пример таких данных: счета, счета-фактуры, акты, доверенности и прочее. Для управления структурированными данными могут использоваться 1C, SAP и другие подобные системы. Обычно объем таких данных на предприятии составляет около 20-25%.

Неструктурированные данные – это весь остальной корпоративный контент: договора, фото, видео, макеты данных, файлы pdf, e-mail’ы и прочее. Объем этих данных на предприятии обычно около 75-80%.

18Возвращаясь к вопросу отличия, СЭД как правило предназначены для работы со структурированной информацией. Такие системы выполняют функции ведения учета, регистрации и контроля входящей и исходящей корреспонденции, организационно-распорядительной деятельности, а так же предоставляют возможности контроля и исполнения поручений.

ECM же – это более широкое понятие. Такие системы способны работать как со структурированной информацией, так и с неструктурированной. Или, выражаясь другими словами, со всем корпоративным контентом. Такие системы предназначены не просто для ведения учета и контроля за ОРД, поручениями и корреспонденцией, но помогают сотрудникам совместно работаться над проектами, создавать и управлять бизнес-процессами, совместно редактировать документы и поддерживаться связь с коллегами.  А для руководителей, ECM системы предоставляют функционал для контроля выполнения задач сотрудников и позволяют в режиме реального времени отслеживаться статусы выполнения тех или иных задач или бизнес-процессов.

Кроме того, во всех ECM системах имеется понятие репозитория – хранилища данных. Эти хранилища как правило и используются для систематизированного, централизованного и безопасного хранения всего корпоративного контента.

 

Преимущества электронного архива Citeck Ecos.

Хранилище данных Citeck Ecos базируется на открытой платформе Alfresco ECM. Но при этом наше решение адаптировано к российской специфике и представляет собой очень гибкий и мощный инструмент для хранения корпоративных данных, как структурированных, так и нет.

В стандартном режиме доступ к архиву осуществляется через web-интерфейс, так что, при 18необходимости доступ в ваш корпоративный архив будет возможен из любой точки и с любого устройства. Кроме этого есть возможность настроить синхронизацию с локальной папкой на вашем компьютере. И это весьма актуально в связи с принятием закона 242-ФЗ (о переносе систем, содержащих персональные данные в Россию), так как вы можете настроить сервер на своей инфраструктуре или воспользоваться нашим облачным решением, которое располагается на российских серверах. Так что, если вы до сих пор используете dropbox или подобные зарубежные серверы для хранения корпоративных документов, самое время задуматься о переходе.

Citeck Ecos поддерживает множество типов файлов, практически все наиболее распространенные форматы. При этом их возможно просматривать прямо на сервере, без скачивания на локальную машину. И не важно, будет ли это аудио, видео, текстовый файл или какой-то документ специфичного формата.

Особенностью системы является то, что при этом у файлов нет жестких типов. Это значит, что на сервере к любому файлу можно добавляться различные свойства, даже те, которые нетипичны для этого формата. Это может быть очень удобным, когда файл используется при совместной работе многими сотрудниками.

Если вам приходиться сканировать документы (например бухгалтерские) в большом количестве, то система поддерживает потоковый ввод посредством открытого ПО Ephesoft.

Поиск файлов по архиву так же является одной из самых актуальных задач почти в каждой компании. Архив Citeck обеспечивает поиск документов и файлов по любому атрибуту (свойству) файла, либо по фрагменту текста. Это сразу решает множество проблем. Например, вы сможете быстро и легко найти нужный договор двухгодичной давности или собрать первичные документы для налоговой или контрагентов.

Кому нужен электронный архив?

В первую очередь электронный архив нужен тем предприятиям, которые созданы давно и имеют большой штат сотрудников. Так же архив необходим для документно-ориентированных предприятий. Как правило это финансовый и юридический сектора экономики, а также торговая отрасль. Проектные и промышленные предприятия могут эффективно хранить и быстро находить все техническую документацию и новые разработки. Для малого и среднего бизнеса Электронный архив Citeck Ecos поможет структурировать весь имеющийся контент, сделать поиск нужных файлов и документов более быстрым, а также предотвратить утечку данных к конкурентам.

В конце стоит сказать про валютные риски. В отличие от подавляющего большинства решений предоставленных на российском рынке, оплата за наш продукт осуществляется в рублях. Таким образом, в свете последних событий вы будете защищены от колебаний курса валют.