Система управления корпоративными информационными ресурсами и документооборотом Alfresco — лидер рынка свободного программного обеспечения среди программ для организации электронного документооборота. Система имеет удобный WEB-интерфейс, с помощью которого возможен доступ к общим документам из любой точки мира через защищенное соединение.

Alfresco сочетает бесплатность и открытость СПО (свободного программного обеспечения) с возможностью покупки поддержки высокого уровня, что является важным фактором при выборе корпоративного программного обеспечения.

Ключевые модули системы позволяют автоматизировать следующие направления:

  1. Документооборот

Alfresco имеет широкие возможности для организации электронного документооборота, такие как загрузка и хранения неограниченного количествава любых файлов и документов (через WEB-интерфейс, WebDav, CIFS), контроль доступа и версионность, хранение карточек документов и категоризация, полнотекстовый поиск и организация бизнес-процессов для работы с документами (например, утверждение договора).

  1. Совместная работа

Система имеет современный Web-интерфейс для организации совместной работы. При этом все данные загружаются в основное хранилище и доступны также через стандартные интерфейсы. Alfresco позволяет создавать виртуальные сайты с возможностью разграничения прав доступа, что очень удобно для организации проектной деятельности. Основной функционал: общие документы, календарь, закладки и форумы.

  1. База знаний

В системе реализована возможность создания базы знаний на основе модуля Wiki и модуля ведения электронных дневников (Blogs). При этом нет необходимости знать wiki-разметку, создание страниц осуществляется с помощью удобного Web-интерфейса.

alfresco_features-1

Рис. 1 Web-интерфейс Alfresco

Подробнее о возможностях документооборота:

Архив документов компании:

  • Хранение файлов любых форматов, в т.ч. аудио и видео;
  • Контроль версий документов и истории изменений;
  • Разграничение прав доступа к документам;
  • Поддержка иерархической структуры архива;
  • Полнотекстовый поиск по загруженным документам, включая файлы MS Word, Excel, PDF и тд.;
  • Предпросмотр документов через WEB-интерфейс, в т.ч. через защищенное соединение через Интернет;
  • Работа с документами через сетевой диск, непосредственно из программ MS Office, через интерфейс почтового клиента, через WEB-интерфейс;
  • Возможности классификации документов;
  • Возможности создания и выполнения бизнес-правил, к примеру, автоматическое перемещение истекшего договора в раздел «Архив».
Рис. 2 Загрузка документов через Web-интерфейс

Рис. 2 Загрузка документов через Web-интерфейс

Типы документов:

  • Возможность создания разных типов документов с различными полями в карточке документа;
  • Управление справочниками (создание, изменение, удаление записей);
  • Расширенный поиск по полям карточки документа;
  • Создание и печать отчетов на основе загруженных документов;
Рис. 3 Карточка документа

Рис. 3 Карточка документа

Маршруты движения документов:

  • Создание и запуск бизнес-процессов работы с документами, таких как: утверждение документов (процесс согласования), управление и контроль исполнения поручений и другие произвольные процессы;
  • Уведомления об этапах выполнения процесса по электронной почте и СМС;
  • Просмотр истории выполнения бизнес-процессов, к примеру, истории согласования документа;
  • Регистрация входящей и исходящей корреспонденции;
Рис. 4 Бизнес-процесс утверждения документа

Рис. 4 Бизнес-процесс утверждения документа

Организационная структура:

  • Создание в системе организационной структуры компании
  • Работы с общими папками и документами как внутри компании в целом, так и внутри отделов;
  • Распределение и контроль доступа;
  • Интеграция с LDAP и MS Active Directory;

 

Citeck EcoS совмещает в себе три важные области управления бизнесом, заменяя, таким образом, три отдельные системы. Функциональность решения разработана с учетом особенностей менеджмента в российских компаниях и законодательства РФ. Система автоматизирует как организационно-распорядительный, так и договорный документооборот, а поддержка электронно-цифровой подписи позволяет придать ему юридическую значимость. Важной особенностью системы является возможность организации электронного архива, включая потоковый ввод документов, их автоматическое распознавание и штрихкодирование. Система содержит инструментарий, необходимый для быстрой разработки моделей типовых кейсов, обеспечивает поддержку связей и просмотр всех документов, а также динамическое управление рабочими циклами.