« Назад

Кейс-менеджмент. Новый взгляд на СЭД и ECM.

Современные СЭД и ECM. Возможности и проблемы.

Системы электронного документооборота (или сокращенно СЭД) в последние несколько лет очень плотно вошли в жизнь коммерческих и государственных организаций. И уже сложно найти тех, кто не сталкивался с этим аббревиатурами и не пытался выбрать наиболее подходящую СЭД или ECM для своего бизнеса.

Как правило, основополагающим элементом таких систем является документ, вокруг которого выстраиваются маршруты его следования и бизнес-процессы, в которых он должен участвовать.

Наряду с СЭД и ECM, а в большинстве случаев и совместно с ними, используются и BPM-системы.  При этом стоит заметить, что почти все современные системы электронного документооборота российского производства имеют возможность выстраивать и другие бизнес-процессы в организации, не связанные с документооборотом. Таким образом практически любая современная СЭД представляет собой довольно мощный инструмент для оптимизации работы организации.

На первый взгляд это может показаться отличным решением большинства проблем. Ведь многие СЭД разрабатывались в течение продолжительного периода времени. И за это время они успели обрасти огромным количеством модулей и расширений. И эти составные части способны закрыть большинство типовых задач и процессов. А для отдельных уникальных задач всегда можно смоделировать и разработать новый процесс.

Однако в настоящее время современные предприятия, чтобы быть конкурентоспособными, должны оставаться гибкими и готовыми меняться в зависимости от обстоятельств. И в первую очередь это касается внутренних процессов, работы с документами, сотрудниками и клиентами. Кроме того, не всегда можно с точностью описать весь процесс, ведь он может каждый раз меняться в зависимости от человеческого фактора.

В таких случаях классические СЭД, ECM и BPM системы имеют рад недостатков.

  • Процессы жестко детерминированы, и чтобы переопределить их, требуется привлекать программистов и тратить на это много времени.
  • BPM позволяют автоматизировать только структурированные и формализованные работы на предприятии.
  • СЭД управляет только процессом в рамках документа, например, согласованием. Если этот документ должен быть частью другого процесса, то появляются сложности.
  • Множество стандартизированных решений и сложный закрытый код делают систему еще более неповоротливой.
  • Отсутствие адаптивности к реальным процессам и взаимодействия внутри организации.

 

Новый взгляд на СЭД и ECM. Адаптивный кейс-менеджмент.

В российской практике использование адаптивного кейс-менеджмента пока довольно редкое явление. А вот западные коллеги относятся к нему более благосклонно. И с каждым годом он набирает все большую популярность, как альтернативный и более гибкий подход к решению повседневных бизнес-задач.

В отличие от BPM, ACM системы ориентированы на результат, а не на процесс. При этом бизнес-задача рассматривается как некоторый кейс, который необходимо решить. В качестве элементов кейса могут быть люди, события, подпроцессы, документы, встречи, задачи и любые другие «моменты».  И это дает большую гибкость в автоматизации процессов организации. Ведь если с самого начала нам совсем не обязательно задавать всю последовательность действий, а достаточно определить только конечный результат, то с помощью АСМ можно автоматизировать такие процессы, как:

  • Выдача кредита;
  • Проведение закупки;
  • Прием сотрудников на работу;
  • Ведение медицинских дел пациентов;
  • Управление страховыми случаями;
  • Доставка грузов;
  • Проведения рекламной компании;
  • Проведение корпоративного мероприятия;
  • Управление проектом;
  • И др.

При этом ACM подходит для автоматизации и жестко детерминированных процессов, где обычно используется BPM, так и для слабоструктурированных процессов, которые предполагают активные взаимодействия и документооборот. Конечно, с последними могут справиться BPM и СЭД, но для этого придется предусмотреть огромное количество вариантов и запрограммировать столько же процессов, что в конечном счете будет неэффективно.

 

Почему использование СЭД (ECM) на основе адаптивного кейс-менеджмента может быть эффективнее?

Например, чтобы изменить маршрут обработки документа или внести изменение в бизнес-процесс в классических системах требуется существенная перенастройка системы и подключение программистов. Для выполнения тех же действий в системе Citeck EcoS, требуется всего пара часов и администратор системы, который сделает все самостоятельно без привлечения программистов.

этапы кейса

Так, как и процессы, и документы являются равноправными элементами кейса, а не основополагающими объектами, это дает большую гибкость по сравнению с СЭД и BPM. Появляется возможность управлять этими элементами и свободно перемещать их в рамках кейса. Например, можно довольно быстро настроить перемещение пакета документов из одного процесса в другой

Еще одной важной особенностью адаптивного кейс-менеджмента является возможность создавать и задавать бизнес требования для элементов кейса средствами администрирования. Бизнес -требования – это необходимые условия для начала и завершения этапов кейса. В простейшем случае это может быть проверка наличия необходимых документов перед стартом очередного этапа.

Чтобы более подробно раскрыть возможности бизнес-требований следует привести более сложный пример. Допустим, вы ежемесячно оказываете одинаковые услуги по договору и, соответственно, ежемесячно формируете пакет финансовых документов, которые нужно согласовывать и отправлять клиенту. С помощью бизнес-требованиий можно настроить процесс таким образом, чтобы в конце каждого этапа система автоматически проверяла срок действия договора, и если он не истек, сама создавала пакет финансовых документов и отправляла их на согласование. Самое интересное, что подобные задачи настраиваются средствами администрирования, без привлечения программистов.

Напоследок стоит сказать, что зачастую BPM и ACM часто противопоставляют друг другу как конкурирующие системы. В реальности же эти системы могут удачно взаимодействовать друг с другом. Например, некоторые этапы кейса, для которых возможно задать четкую последовательность действий, могут быть смоделированы как бизнес-процессы в нотации BPMN. Остальные же этапы будут описаны в виде бизнес-требований.