Готовое, но ограниченное, или разработка с индивидуальными характеристиками
По мере роста каждая компания рано или поздно задумывается об автоматизации внутренних бизнес-процессов. Это могут быть процессы, связанные с договорной или документационной деятельностью, процессы маркетинга и продаж или даже автоматизация производственных процессов.
И первый вопрос, который встает перед компанией – выбрать коробочное решение или решение под заказ?
Оба варианта имеют свои достоинства и недостатки и зависят от множества внутренних и внешних факторов. В данной статье мы попытаемся более подробно осветить этот вопрос и дать советы по выбору решения.
Коробочное решение
Такие решения зачастую называют просто «коробкой». Это уже готовый к использованию продукт.
Самый очевидный плюс коробочного решения – это скорость внедрения. Коробочные решения уже имеют набор функций и автоматизированных бизнес-процессов, которые можно использовать сразу после установки. Установка и настройка также не занимает много времени и после добавления пользователей и заполнения справочников решение готово к использованию. При этом установка может быть выполнена собственными силами IT-специалистов компании, а иногда и рядовыми сотрудниками при наличии должной квалификации.
Еще одним плюсом является цена на такие решения. Как правило, они значительно дешевле, чем разработка решения на заказ. В некоторых случаях цена может отличаться в несколько раз. Кроме того, стоимость необходимых модулей и функций можно посчитать заранее, без обследования бизнес-процессов заказчика.
К основным минусам коробочных решений можно отнести ограниченность функционала. Набор функций, бизнес-процессов и их реализация в решении заранее настроены разработчиком, чтобы охватить как можно больше компаний. Поэтому, если интерфейс или выполнение каких-то действий не удобны для пользователей, то глобально их поменять не получиться и придется пользоваться тем, что есть. Это же касается бизнес-процессов и маршрутов движения документов. Они, как правило, настроены определенным образом и неподготовленные пользователи могут испытывать сложности с их изменением.
В большинстве своем коробочные решения не рассчитаны на то, чтобы их развивать. Поэтому доработать новый функционал получится не всегда. Обычно есть ограниченное количество настроек, которые можно менять, а глобальные изменения или новые функции появляются в следующих версиях системы.
Еще один минус таких решений – это отсутствие индивидуальной технической поддержки. Если в результате использования системы у вас появится какая-то системная ошибка, то разработчик решения скорее всего даст вам патч для ее исправления. Во всех остальных случаях вам придется решать проблемы самостоятельно, ища информацию и задавая вопросы на форумах.
Заказное решение
Разработка решения на заказ в отличие от коробки начинается с анализа бизнес-процессов, задач и проблем клиента. Аналитики поставщика решения беседуют с ключевыми сотрудниками заказчика, исследуют существующие бизнес-процессы, выявляют существующие проблемы, знакомятся с регламентами компании. После обследования и изучения потребностей составляется техническое задание. Следующий этап – разработка и внедрение решения. После идет тестирование системы пользователями заказчика и его доработка в случае проблем и замечаний.
В большинстве случаев заказная разработка ведется уже на основе какого-то базового решения с определённым набором функций и возможностей. Это базовое решение дорабатывается под нужды и потребности заказчика. Такой подход позволяет сделать систему максимально удобной и подходящей к конкретной организации. В этом случае учитываются все особенности внутренних процессов в компании. При изменениях в компании, решение может быть доработано или переработано в индивидуальном порядке, что нельзя сделать с коробочным.
Еще одним плюсом является индивидуальная техническая поддержка. Вы можете договориться с поставщиком об условиях поддержки, которые будут вам нужны.
К минусам заказных решений стоит отнести цену и сроки внедрению. Обычно они составляют от 3-4 месяцев и более.
Как мы внедряем Citeck EcoS
Citeck EcoS – система управления бизнес-процессами, кейсами и корпоративным контентом на базе платформы Alfresco. У нас есть несколько готовых функциональных решений, которые решают ряд актуальных задач в компании. Все эти решения обладают типовым функционалом для решения конкретной проблемы и могут быть использованы в коробочном виде.
Но гораздо более действенные результаты дает адаптация решения под конкретного заказчика. В этом случае мы обследуем бизнес-процессы заказчика, изучаем регламенты, беседуем с сотрудниками. После тщательно проведенного обследования мы настраиваем Citeck EcoS в соответствии с потребностями и ожиданиями заказчика. При необходимости мы можем полностью изменить бизнес-процессы, логику действий и интерфейс системы.
С одной стороны, Citeck EcoS можно называть коробочным решением. Но при этом система обладает очень большой гибкостью в настройке. Данный подход сочетает в себе все плюсы коробочных и заказных решений.
Такая эффективность достигается за счет принципа адаптивного управления кейсами (ACM), используемого в решении, и ряда собственных инструментов. Адаптивное управление кейсами — альтернативный подход к решению бизнес-задач, который расширяет возможности стандартных BPM систем. Например, c помощью АСM Citeck EcoS можно гораздо быстрее моделировать типовые бизнес-процессы, а при необходимости их изменить в большинстве случаев не требуется привлечение программистов.
У нас уже есть опыт внедрения решения в самых различных сферах экономики: гос. Структуры, страхование, логистика, Банки, FMMG и т.д.
Узнать больше о платформе Citeck EcoS можно на страницах продукта или функциональных решений.