« Назад

Коробочное или заказное решение. Что выбрать?

Готовое, но ограниченное, или разработка с индивидуальными характеристиками 


По мере роста каждая компания рано или поздно задумывается об автоматизации внутренних бизнес-процессов. Это могут быть процессы, связанные с договорной или документационной деятельностью, процессы маркетинга и продаж или даже автоматизация производственных процессов.

И первый вопрос, который встает перед компанией – выбрать коробочное решение или решение под заказ?

Оба варианта имеют свои достоинства и недостатки и зависят от множества внутренних и внешних факторов.  В данной статье мы попытаемся более подробно осветить этот вопрос и дать советы по выбору решения.

Коробочное решение

Такие решения зачастую называют просто «коробкой». Это уже готовый к использованию продукт.

Самый очевидный плюс коробочного решения – это скорость внедрения. Коробочные решения уже имеют набор функций и автоматизированных бизнес-процессов, которые можно использовать сразу после установки. Установка и настройка также не занимает много времени и после добавления пользователей и заполнения справочников решение готово к использованию. При этом установка может быть выполнена собственными силами IT-специалистов компании, а иногда и рядовыми сотрудниками при наличии должной квалификации.

Еще одним плюсом является цена на такие решения.  Как правило, они значительно дешевле, чем разработка решения на заказ. В некоторых случаях цена может отличаться в несколько раз. Кроме того, стоимость необходимых модулей и функций можно посчитать заранее, без обследования бизнес-процессов заказчика.

К основным минусам коробочных решений можно отнести ограниченность функционала. Набор функций, бизнес-процессов и их реализация в решении заранее настроены разработчиком, чтобы охватить как можно больше компаний.  Поэтому, если интерфейс или выполнение каких-то действий не удобны для пользователей, то глобально их поменять не получится и придется пользоваться тем, что есть. Это же касается бизнес-процессов и маршрутов движения документов. Они, как правило, настроены определенным образом и неподготовленные пользователи могут испытывать сложности с их изменением.

В большинстве своем коробочные решения не рассчитаны на то, чтобы их развивать. Поэтому доработать новый функционал получится не всегда. Обычно есть ограниченное количество настроек, которые можно менять, а глобальные изменения или новые функции появляются в следующих версиях системы.

Еще один минус таких решений – это отсутствие индивидуальной технической поддержки. Если в результате использования системы у вас появится какая-то системная ошибка, то разработчик решения скорее всего даст вам патч для ее исправления. Во всех остальных случаях вам придется решать проблемы самостоятельно, ища информацию и задавая вопросы на форумах.

Заказное решение

Разработка решения на заказ в отличие от коробки начинается с анализа бизнес-процессов, задач и проблем клиента. Аналитики поставщика решения беседуют с ключевыми сотрудниками заказчика, исследуют существующие бизнес-процессы, выявляют существующие проблемы, знакомятся с регламентами компании.  После обследования и изучения потребностей составляется техническое задание. Следующий этап – разработка и внедрение решения. После идет тестирование системы пользователями заказчика и его доработка в случае проблем и замечаний.

В большинстве случаев заказная разработка ведется уже на основе какого-то базового решения с определённым набором функций и возможностей. Это базовое решение дорабатывается под нужды и потребности заказчика. Такой подход позволяет сделать систему максимально удобной и подходящей к конкретной организации. В этом случае учитываются все особенности внутренних процессов в компании. При изменениях в компании, решение может быть доработано или переработано в индивидуальном порядке, что нельзя сделать с коробочным.

Еще одним плюсом является индивидуальная техническая поддержка. Вы можете договориться с поставщиком об условиях поддержки, которые будут вам нужны.

К минусам заказных решений стоит отнести цену и сроки внедрения. Обычно они составляют от 3-4 месяцев и более.

Выбор за вами

В платформе Citeck ECOS мы постарались учесть особенности «коробки» и заказного решения. Есть версии Standard и Enterprise. Они предназначены как для средних проектов до 100 пользователей, так и для крупных. Например, в российском подразделении Unilever систему использует более 7000 сотрудников и автоматизировано 25 бизнес-процессов.

С помощью Citeck ECOS можно организовать локальную систему на базе одного модуля «Договоров» или развернуть экосистему на все предприятие.  В расширенной версии настраивается работа внутри отделов, с филиалами и контрагентами, интегрируются корпоративные ERP и операторы ЭДО в единую платформу. Система обладает очень большой гибкостью в настройке.
Чтобы реализовать кастомизированный вариант мы обследуем бизнес-процессы заказчика, изучаем регламенты, беседуем с сотрудниками. После тщательно обследования Citeck ECOS настраивается в соответствии с потребностями и ожиданиями заказчика. При необходимости можем полностью изменить бизнес-процессы, логику действий и интерфейс системы.

Citeck ECOS — это Open Source Software, базовым решением для которой еще на стадии зарождения стала международная ECM-система Alfresco. Сегодня, это уже полноценное российская разработка, которая адаптирована под законодательные аспекты страны и бизнес-практику.
Эффективность достигается за счет принципа адаптивного управления кейсами (ACM) и интеграции его с BPM-движком. Такой подход расширяет возможности стандартных BPM и ECM систем. Конструирование типовых процессов проходит в 5-6 кликов, а при необходимости их изменить в большинстве случаев не требуется привлечение программистов — используется так называемый low-code.

 

У нас уже есть опыт внедрения в самых различных сферах экономики: гос. структуры, страхование, логистика, банки, FMСG и т.д.

Узнать больше о платформе Citeck ECOS можно на странице продукта или функциональных решений.