Понятие МЧД было введено Федеральным законом от 27.12.2019 г. №476-ФЗ. Электронная или машиночитаемая доверенность — это файл в формате XML, привычный для документов, которые передают в электронном виде контрагентам и в ФНС. Доверенное лицо заверяет документ усиленной квалифицированной электронной подписью и имеет право на подписание документов от лица компании в рамках полномочий этой доверенности.
Формат документа утвержден приказом ФНС России от 30.04.2021 года №ЕД-7-26/445@, при этом форматы документов для B2B и B2G отличаются. Полномочия представителя компании указываются согласно классификатору, разработанному Министерством цифровых технологий и связи. Готовый бланк доверенности регистрируется в налоговой и заверяется электронной подписью генерального директора.
Кому и зачем нужна МЧД?
Электронная доверенность создана для повышения безопасности использования ЭП в компании. Использовавшиеся ранее ЭП не могли дать полных гарантий сохранности данных и не подтверждали полномочия лица, представляющего бизнес.
При использовании электронной подписи, выданной на сотрудника компании, контрагент не мог проверить полномочия доверенного лица и срок их действия.
Еще рискованнее случай, когда используется дубликат закрытого ключа подписи директора. Так сотрудник может от имени организации осуществлять любые действия — отправить в контролирующие органы ошибочные сведения или запустить процедуру ликвидации предприятия.
По новым правилам каждое доверенное лицо будет пользоваться только своей электронной подписью и прилагать к ней зарегистрированную в ФНС электронную доверенность.
Где оформляется электронная доверенность?
МЧД регистрируется в распределенном центре ФНС, где ей присваивается 36-значный номер для идентификации — GUID.
Приказом Минцифры от 18.08.2021 №858 «Об утверждении единых требований к машиночитаемым формам документов о полномочиях» установлены основные требования, предъявляемые к электронным доверенностям. Каждая организация самостоятельно принимает решение о месте выпуска МЧД. Это может быть:
- оператор ЭДО;
- портал ФНС;
- собственная информационная система.
Что нужно указать в МЧД?
Информация, которая содержится в машиночитаемой доверенности, определена Приказом Минцифры от 18.08.2021 №857. Она включает:
- внутренний номер доверенности;
- GUID (единый регистрационный номер доверенности);
- сведения о доверителе (для ИП — ФИО, СНИЛС, ИНН, ОГРНИП, для юридического лица — наименование, адрес предприятия, ИНН, ОГРН, КПП, данные руководителя);
- сведения о представителе (ФИО, дата рождения, данные паспорта, СНИЛС и ИНН);
- дата начала и срок действия доверенности;
- полномочия представителя с идентификаторами по классификатору Минцифры, допускается текстовое описание полномочий при отсутствии их в классификаторе;
- данные об информационной системе, предоставляющей техническую возможность получения информации о досрочном прекращении действия доверенности;
- УКЭП руководителя или ИП;
- возможность передоверия документа на основании ст.187 ГК РФ.
Как хранить электронную доверенность?
Единого порядка хранения машиночитаемых доверенностей нет. Допускается их передача третьим лицам: операторам ЭДО, удостоверяющим центрам и пр. Также можно хранить доверенности в своей информационной системе или в электронном архиве.
Сроки внедрения МЧД
Ранее ожидалось, что использование МЧД будет обязательным для всех с 01.09.2023, однако, 04.08.2023 вышел Закон № 457-ФЗ, согласно которому срок был перенесен на год. У организаций и их руководителей есть время выделить полномочия сотрудников в соответствии с классификатором, а также подготовиться к работе с электронными подписями и доверенностями по новым требованиям. На данный момент создание МЧД для доверенного лица не является обязательным, если сертификат с реквизитами юрлица для сотрудника еще действителен, но как только срок его действия подойдет к концу, необходимо создать машиночитаемую доверенность и электронную подпись физлица. Тем не менее, во избежание технических и организационных сложностей рекомендуется перейти на новый формат работы как можно раньше. Обсудить подробности управления МЧД в информационной системе Citeck ECOS можно с персональным менеджером, связавшись через личные контакты или заполнив форму.
