На сегодняшний день одной из самых востребованных возможностей электронного документооборота является система согласования договоров. Работа с любым договором состоит из нескольких этапов: подготовка, согласование, утверждение и подписание. И каждый из этих этапов может тянуться непредсказуемо долго, если не сказать бесконечно. Именно поэтому оформление договорной документации — один из самых трудоемких и долгосрочных процессов в любой компании, независимо от ее размера.
Экономичное коробочное решение предлагает компания Citeck. «Citeck EcoS» — это автоматизированная система учета договоров, созданная на базе открытой платформы Alfresco.
Внедрение электронной системы управления договорами позволяет значительно сократить сроки согласования и снизить материальные издержки (переработки сотрудников, затраты на бумагу и картриджи). Особенно эта экономия заметна в организациях с удаленными офисами и филиалами. Но и в небольших компаниях автоматизация учета договоров позволяет использовать внутренние ресурсы гораздо эффективнее.
Преимущества и возможности системы «Citeck EcoS» на платформе Alfresco
Решение «Citeck EcoS» предназначено для автоматизации ведения, учета и регистрации договорных документов (управление договорами) и оперативной работы с ними (поиск, анализ, редактирование, регистрация и т.д.). Независимо от сферы деятельности и размера вашей компании, система учета договоров «Citeck EcoS» станет незаменимым членом вашего коллектива. Она одна сделает то, что до нее не удавалось ни одному, даже самому лучшему, сотруднику или руководителю:
- создаст новый договор в системе или загрузит его с любого внешнего носителя;
- реально сократит сроки согласования договора (электронная регистрация договоров);
- позволит в любой момент вернуться к первоначальному варианту текста или к любой из версий;
- даст возможность сравнить несколько версий документа и увидеть все внесенные правки;
- позволит работать с документом одновременно нескольким сотрудникам;
- подключит к согласованию внешних пользователей (клиентов, поставщиков, удаленных сотрудников);
- разграничит права доступа к документу и к базе данных;
- проконтролирует сроки согласования договора и напомнит о них тем, кто их срывает (автоматизация работы с договорами);
- систематизирует и сохранит все материалы, имеющие отношение к данному договору;
- зарегистрирует и сохранит в полном порядке финальную версию документа (электронный учет договоров)
- и моментально найдет ее даже через несколько лет.
Стоит отметить, что решение сочетает в себе преимущества коробочного решения и индивидуально разработанной системы. С одной стороны — это профессиональная программа для учета договоров (в том числе организации закупок), установив которую, вы не получаете дополнительных опций-«бонусов», но зато и не переплачиваете за ненужные вам функции. С другой стороны, «Citeck EcoS» — достаточно гибкая система, которая может быть настроена именно под нужды вашей компании и функционал которой постоянно расширяется.
Система электронного согласования договоров «Citeck EcoS» работает через web-браузер, поэтому не предъявляет к компьютеру и программному обеспечению жестких требований, а также что удобно и привычно для большинства пользователей.