Система электронного документооборота (СЭД): что это такое и как работает

Система электронного документооборота, или СЭД — это платформа, которая помогает организовать работу внутри компании и обеспечивает создание, хранение, поиск, пересылку, совместный доступ к документам и т.д. Она создана для оптимизации внутренних процессов, а для обмена документами с контрагентами используется система юридически значимого документооборота (ЮЗДО).

Сейчас платформы стали многофункциональными и сочетают в себе как удобное и безопасное ведение внутреннего документооборота (приказы, корпоративные акты и т.д.), так и обмен документами с другими юридическими лицами (в том числе через операторов ЭДО). Основные функции электронной системы СЭД:

• Обеспечение процесса создания и ведения документации.
• Обработка корреспонденции.
• Работа с ОРД (организационно-распорядительной документацией).
• Хранение файлов.
• Контроль потоков поступающих документов.

Система электронного документооборота в организации позволяет централизовать согласование, подписание, передачу между отделами и хранение документов. Все процедуры осуществляются в единой платформе, где для каждого сотрудника предусмотрена своя зона ответственности, сроки обработки документов и т.д. Поэтому с внедрением СЭД качество и скорость выполнения задач, связанных с документооборотом, становятся гораздо выше.

Чем СЭД и EDMS отличается от ECM-систем?

Для России характерно смешение понятий СЭД, ECM и EDMS из-за похожего функционала. Чтобы компания не тратила деньги зря на внедрение неподходящей системы, необходимо провести четкую границу между ними.

• ECM, Enterprise content management или система управления корпоративным контентом — наиболее широкое понятие из всех. Это информационная среда, которая включает разные инструменты, необходимые для работы с документами — приложения для унификации документов, совместной работы, структурирования знаний, управления медиаконтентом и т.д. В современных ECM-системах модуль управления документами часто опционален.
• EDMS, Electronic Document Management System или СЭД — это система управления электронными документами. Здесь упор сделан на автоматизацию — обеспечение создания, учета и хранения документов для структурирования процесса делопроизводства.

Стоит отметить, что даже разработчики софта смешивают данные понятия. Это можно объяснить привычностью термина СЭД для пользователей из России и СНГ. Большинство систем электронного документооборота на отечественном рынке относятся к ECM, но их иногда все еще называют СЭД.

Какие документы поддерживает СЭД?

Компании, внедрившие программные системы электронного документооборота, могут работать со следующими типами цифровых документов:

• Счета, накладные, акты выполненных работ.
• Договоры, контракты, приложения к ним и дополнительные соглашения.
• Ведомости, прайс-листы, реестры.
• Процессуальная документация для суда.
• Письменные обращения в госорганы.
• Трудовые книжки сотрудников, кадровая документация.
• Машиночитаемые доверенности.

Как внедрить систему ЭДО

Внедрение электронного документооборота в компанию может происходить поэтапно — по очереди переводят в электронный вид либо отдельные категории документов, либо подразделения.

Интеграция СЭД в бизнес-процессы организации зависит от того, какие цели стоят перед компанией и как сейчас устроен документооборот. Кратко расскажем об общих принципах внедрения системы в компанию.

Шаг 1. Продумать бизнес-процессы работы с документами

Если компания только появилась и не имеет регламента работы с документацией, необходимо создать его. В нем указывают, кто работает с документами, какие работники имеют права на редактирование файлов, кто согласовывает и подписывает.

Компаниям с уже сложившимся порядком работы с документами СЭД позволяет перенести бизнес-процессы в электронный вид с минимальными правками, в некоторых случаях даже без них.

Шаг 2. Приобрести УКЭП при необходимости

Корпоративные системы ЭДО работают с усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП) и неквалифицированной (УНЭП). Чтобы выпустить электронную подпись и заверять документы в цифровом виде, необходимо подать заявку в удостоверяющий центр, аккредитованный Минкомсвязи РФ. Следует создать УКЭП для всех работников, которые будут подписывать файлы.

С 1 сентября 2023 года, если срок действия сертификата сотрудника подошел к концу, также необходимо создать для каждого сотрудника, имеющего право подписи документов, электронную доверенность (МЧД). Ее нужно заверить цифровой подписью руководителя организации и зарегистрировать в ФНС. С 1 сентября 2024 использование МЧД будет обязательным для всех.

Для просмотра и редактирования документов подпись не требуется. Авторизация в системе происходит по логину и паролю или с помощью других способов аутентификации.

Шаг 3. Решить, как организовать работу

Как правило, СЭД бывают двух видов, облачные решения и решения для развертывания на серверах заказчика, on-premise.

• Облачная. Работает по принципу частного облака. Доступ к файлам возможен из любой точки мира, данные надежно защищены современными алгоритмами шифрования.
• On-premise. В этом случае софт устанавливается на сервер заказчика, доступ настраивается по внутренним каналам связи. Компания самостоятельно отвечает за безопасность и регулярность обновлений. При этом со стороны вендора предоставляются все необходимые инструменты, консультации специалистов и техническая поддержка.
• Гибридный тип развертывания. Уникальный тип внедрения платформы Citeck ECOS, доступный наравне с облачной версией и on-premise. Позволяет часть сервисов разместить в облаке (например, для взаимодействия с внешними пользователями) и часть в IT-инфраструктуре заказчика.

Независимо от типа внедрения, есть возможность интеграции с другими цифровыми системами.

Шаг 4. Подключить контрагентов

Если планируется обмен юридически значимыми документами с другими компаниями, то СЭД подключают к инфраструктуре оператора ЭДО для взаимодействия с другими юрлицами. Для работы выпускают электронные подписи и доверенности, а также публикуют приказ о переходе на ЭДО с контрагентами. На завершающем этапе партнеры получают приглашения для обмена файлами через систему.

Некоторые СЭД позволяют подключать контрагентов к совместной работе еще на этапе согласования документов. Так, у платформы Citeck ECOS есть для этого различные опции: можно дать партнерам частичный доступ к своей системе, запустить для них версию системы с ограниченным функционалом или использовать функцию lazy approval — контрагент будет влиять на документы в системе извне, с помощью писем (кнопки «Согласовать», «Отказать», «Загрузить новую версию» и др.).

Заключение

Процесс внедрения системы электронного документооборота не так сложен, как может показаться. По крайней мере, работая с компанией Citeck, вы точно получите гибкие современные решения, способные покрывать и текущие, и будущие задачи, независимо от количества пользователей и специфики бизнеса.

С помощью ЭДО бизнес ускоряет обмен и согласование документов как внутри компании, так и с контрагентами. Перевод документооборота в электронный формат с последующей автоматизацией быстро компенсирует затраты на подключение и эксплуатацию системы.