Система управления корпоративными информационными ресурсами и документооборотом Alfresco — лидер рынка свободного программного обеспечения среди программ для организации электронного документооборота. Система имеет удобный WEB-интерфейс, с помощью которого возможен доступ к общим документам, открывать которые можно из любой точки мира через защищенное соединение.
Alfresco сочетает бесплатность и открытость СПО (свободного программного обеспечения) с возможностью покупки поддержки высокого уровня, что является важным фактором для современного бизнеса при выборе корпоративного программного обеспечения.
Ключевые модули системы позволяют автоматизировать следующие направления:
- Документооборот
Alfresco имеет широкие возможности для организации электронного документооборота, такие как загрузка и хранения неограниченного количества любых файлов и документов (через WEB-интерфейс, WebDav, CIFS), контроль доступа пользователей и версионность, хранение карточек документов и категоризация, полнотекстовый поиск и организация бизнес-процессов для работы с документами (например, утверждение договора).
- Совместная работа
Система имеет современный Web-интерфейс для организации совместной работы. При этом все данные загружаются в основное хранилище и доступны также через стандартные интерфейсы. Alfresco позволяет создавать виртуальные сайты с возможностью разграничения прав доступа к старому и новому контенту, что очень удобно для организации проектной деятельности. Основной функционал: общие документы, календарь, закладки и форумы.
- База знаний
В системе Alfresco реализована возможность создания базы знаний на основе модуля Wiki и модуля ведения электронных дневников (Blogs). При этом нет необходимости знать wiki-разметку, создание страниц осуществляется с помощью удобного Web-интерфейса.
Подробнее о возможностях документооборота:
Архив документов компании:
- Хранение файлов любых форматов, в т.ч. аудио и видео;
- Контроль версий документов и истории изменений;
- Разграничение прав доступа к документам;
- Поддержка иерархической структуры архива;
- Полнотекстовый поиск по загруженным документам, включая файлы MS Word, Excel, PDF и тд.;
- Предпросмотр документов через WEB-интерфейс, в т.ч. через защищенное соединение через Интернет;
- Работа с документами через сетевой диск, непосредственно из программ MS Office, через интерфейс почтового клиента, через WEB-интерфейс;
- Возможности классификации документов;
- Возможности создания и выполнения бизнес-правил, к примеру, автоматическое перемещение истекшего договора в раздел «Архив».
Типы документов:
- Возможность создания разных типов документов с различными полями в карточке документа;
- Управление справочниками (создание, изменение, удаление записей);
- Расширенный поиск по полям карточки документа;
- Создание и печать отчетов на основе загруженных документов;
Маршруты движения документов:
- Создание и запуск бизнес-процессов работы с документами, таких как: утверждение документов (процесс согласования), управление и контроль исполнения поручений и другие произвольные процессы;
- Уведомления об этапах выполнения процесса документооборота по электронной почте и СМС;
- Просмотр истории выполнения бизнес-процессов, к примеру, истории согласования документа;
- Регистрация входящей и исходящей корреспонденции;
Организационная структура:
- Создание в системе организационной структуры компании
- Работы с общими папками и документами как внутри компании в целом, так и внутри отделов;
- Распределение и контроль доступа;
- Интеграция с LDAP и MS Active Directory;