Управление документооборотом

Грамотное управление документооборотом – залог успешной деятельности организации, эффективного взаимодействия с партнерами и решения различных бизнес-задач. Инструментом для достижения этих целей может стать комплексный программный продукт Citeck EcoS, созданный на базе открытой платформы Alfresco ECM. Система обеспечивает качественную организацию и автоматизацию документооборота, предоставляя удобные и простые в использовании механизмы ввода, контроля, обработки и учета документов различных типов.

Преимущества внедрения продукта

  • Более результативная работа организации за счет простой и быстрой обработки документов.
  • Снижение количества ошибок при управлении документооборотом штатными сотрудниками.
  • Минимизация риска потери важных документов и прилагаемых к ним файлов.
  • Сокращение затрат на формирование, распечатку и содержание бумажного архива.

Удобная работа с любой документацией

Система Citeck EcoS позволяет проводить операции с электронными файлами разных типов. Управлять ими позволяет журнал, а создавать – предустановленные шаблоны разных видов с возможностью внесения персональных настроек. В зависимости от специфики деятельности организации сотрудники смогут использовать для работы с документооборотом следующие модули:

  • договора (contracts);
  • доверенности (attorneys);
  • приказы и другие внутренние документы (orders);
  • задачи и поручения;
  • электронный архив.

Также Citeck EcoS позволяет управлять медийной частью документооборота, например аудиозаписями, фото, отсканированными файлами, видео и прочими данными медиаформата.

Возможности Citeck EcoS

Программный продукт легко взаимодействует с популярными информационными системами, например «1C:Предприятие», «1C:ERP», «1С:Бухгалтерия», SAP ERP, «Контур.Диадок», и предоставляет широкие возможности для эффективного ведения документооборота. Citeck EcoS позволяет:

  • создавать различные виды документов по готовым и настраиваемым шаблонам .doc, .pdf, .xls и других форматов;
  • выполнять потоковый ввод текста с распознаванием и последующей корректировкой при использовании программных решений ABBYY и Ephesoft;
  • осуществлять отправку и получение файлов между разными подразделениями и компаниями, в том числе и с помощью операторов ЭДО;
  • устанавливать различные права доступа к документам, предоставляя возможность скачивать, редактировать и просматривать их только определенным сотрудникам;
  • организовывать качественный учет, хранение и электронное архивирование файлов посредством объединения всего документооборота в единый реестр;
  • автоматизировать процесс контроля сроков, пролонгации, подписания и исполнения действующих документов;
  • обеспечить быстрый поиск сотрудниками компании нужных файлов по фрагментам текста или отдельным атрибутам;
  • проводить просмотр документов и всех связанных с ними приложений без скачивания на компьютер или телефон;
  • изучать и сравнивать разные версии одного файла в режиме online.

Citeck EcoS – это гибкий инструмент, способный сделать управление документооборотом для организации максимально простым и обеспечить быстрое решение задач любой сложности!