« Назад

Электронный архив. Как лучше организовать

Немного о хранении информации. Что такое ECM? Чем отличается от СЭД? И где лучше организовать архив?

archiv Citeck

В последние годы в российской практике очень активно внедряются системы электронного документооборота или более коротко СЭД. И они используются для хранения данных. Наряду с СЭД также встречаются ECM системы (Enterprise Content Management) – используются для управления корпоративным контентом. И тоже вполне успешно решают задачу электронного хранилища. Поэтому на территории РФ и стран СНГ эти обозначения часто употребляют, как синонимы. Но объединять эти два понятия в одно не совсем корректно.

Для того, чтобы разобраться в чем разница, давайте рассмотрим, с какими видами данных обычно работают сотрудники. В любой организации существуют 2 вида: структурированные и неструктурированные данные.

Структурированные – это документы, которые хранятся по определенным правилам. Они обычно представлены в виде таблиц, записей и заносятся в специальные учетные системы. Пример таких документов: счета, счета-фактуры, акты, накладные, доверенности и прочее. Для управления структурированными данными могут использоваться 1C, SAP, Oracle и другие ERP-системы. Обычно их объем на предприятии составляет около 20-25%.

Неструктурированные данные – это весь остальной корпоративный контент: договора, фото, видео, макеты, файлы pdf, e-mail’ы и прочее. Объем их на предприятии обычно около 75-80%. А это в 4 раза больше, чем структурированных.

18Возвращаясь к вопросу отличия, СЭД как правило предназначены для работы именно со структурированной информацией. Такие системы выполняют функции ведения учета, регистрации и контроля входящей и исходящей корреспонденции, организационно-распорядительной деятельности, а так же предоставляют возможности контроля и исполнения поручений.

ECM же – это более широкое понятие. Такие системы способны работать на два фронта, как со структурированной информацией, так и с неструктурированной. Или, выражаясь другими словами, со всем корпоративным контентом. Такие системы предназначены не просто для ведения учета и контроля за ОРД, поручениями и корреспонденцией, но и помогают сотрудникам совместно работать над проектами, создавать и управлять бизнес-процессами, совместно редактировать документы и поддерживать онлайн-связь с коллегами.  А для руководителей, ECM системы предоставляют функционал контроля над выполнением задач сотрудников и в режиме реального времени позволяют отслеживать статусы выполнения тех или иных бизнес-процессов.

Кроме того, во всех ECM системах имеется понятие репозитория – хранилища данных. Эти хранилища как правило и используются для систематизированного, централизованного и безопасного хранения всего корпоративного контента.

Электронный архив и его преимущества

Хранилище документов в электронном виде представляет собой очень гибкий и мощный инструмент для хранения корпоративных данных, как структурированных, так и нет.

В стандартном режиме доступ к архиву осуществляется через web-интерфейс — это удобно. При необходимости любой документ будет доступен из любой точки мира и с любого устройства. Кроме этого есть возможность настроить синхронизацию с локальной папкой на своем компьютере. И это весьма актуально, так как соответствует закону 242-ФЗ (так называемый закон о локализации баз персональных данных). Можно настроить сервер на своей инфраструктуре или воспользоваться облачным решением, которое располагается исключительно на российских серверах. Поэтому использование любых зарубежных файлоприемников и серверов для хранения корпоративных документов сегодня — не самое лучшее решение. Стоит задуматься о переходе на российское ПО.

Однако помимо доступа, как мы уже говорили, важна мультиформатность, т.е. поддержка множества типов файлов. Такая реализация есть в ECM-системах, таких как Citeck ECOS. В них можно просматривать файлы прямо на сервере без скачивания на локальную машину. И не важно, будет ли это аудио, видео, текстовый файл или какой-то документ специфичного формата.

Особенностью таких систем является и то, что у файлов нет жестких типов. Это значит, что на сервере к любому файлу можно добавлять различные свойства, даже те, которые нетипичны для этого формата. Это удобно, когда документ используется при совместной работе многими сотрудниками.

Если приходиться сканировать документы (например бухгалтерские) в большом количестве, то система электронного хранения зачастую поддерживает потоковый ввод посредством распространенного ПО Abbyy или Kofax.

Поиск файлов по архиву так же является одной из самых актуальных задач почти в каждой компании. Он должен обеспечить поиск документов и файлов по любому атрибуту (свойству) файла, либо по фрагменту текста. Это сразу решает множество проблем. Например, можно быстро найти нужный договор двухгодичной давности или собрать первичные документы для налоговой или контрагентов.

Кому нужен электронный архив?

В первую очередь электронный архив нужен тем предприятиям, которые созданы давно и имеют большой штат сотрудников. Так же архив необходим для документно-ориентированных предприятий. Как правило, это финансовый и юридический сектора экономики, а также торговая отрасль. Проектные и промышленные предприятия могут эффективно хранить и быстро находить всю техническую документацию и новые разработки. Для малого и среднего бизнеса модуль «Электронный архив» платформы Citeck ECOS поможет структурировать весь имеющийся контент, сделать поиск нужных файлов и документов более быстрым, а также предотвратить утечку данных к конкурентам.

Воспользоваться возможностями решения «Электронный архив» можно уже сейчас. Попробуйте. Демонстрация бесплатно!