Нажимая кнопку "Отправить", я даю согласие на обработку моих персональных данных.

    • Citeck
    • Статьи
    • 10 этапов автоматизации бизнес-процессов

    10 этапов автоматизации бизнес-процессов

    На пути к цифровой трансформации предприятия

     

    Выбор системы для автоматизации бизнес-процессов на предприятии, будь то СЭД, ECM, BPM, CRM, не простая задача. В каждом случае при рассмотрении вариантов есть набор вопросов, которые уже традиционно входят в ТОП лидеров. Сколько времени займет реализация проекта? Как оценить эффективность внедрения и как посчитать ROI проекта? А можно ли добавить дополнительный функционал в систему? А сколько будет стоить доработка и дальнейшая поддержка? У нас есть небольшой бюджет, можете в него уложиться? При этом интегратор или производитель, который занимается внедрением информационных систем, не всегда может сразу дать однозначные ответы на эти вопросы. Основная причина – в недостаточности данных.

    И мы решили в нескольких этапах (просто и детально) отобразить сам процесс автоматизации делопроизводства, т.е. — как это происходит на практике. И кстати есть еще один ключевой вопрос, который вы точно зададите себе, прочитать про все этапы цифровизации.

    Этап 1, он же подготовительный.  Как правило, на этом этапе для компании-заказчика важно определиться с выбором поставщика системы, задается тот самый ТОП вопросов. Для компании-разработчика в этом случае важно получить как можно более точные данные: цели внедрения и описание существующих проблем. Например:

    • потеря информации;
    • доступ к информации;
    • поступление информации не по назначению;
    • задержка в получении информации;
    • корректность информации;
    • срыв сроков исполнения задач и т.д.

    Немаловажный фактор в определении критериев, это и количество сотрудников, которые будут пользоваться системой, а также зафиксировать, сколько из них планируют работать одновременно.

    Конечно стоит заранее решить, какие именно процессы или задачи придется автоматизировать. Каковы текущие объемы объектов (документов, задач, контрагентов и пр.). Например, для систем документооборота важен параметр о количестве ежедневных документов и среднем объеме документа (пакета документов). Чем больше информации заказчик сможет предоставить на этом этапе, тем более точные ответы сможет получить от разработчика.

    Отдельно стоит сказать о стоимости системы и ее внедрение, так как на первом этапе этот фактор особо интересует всех заказчиков без исключения. В этом вопросе многое зависит от объема инвестиций, которые компания готова вложить в свое развитие, в свое будущее. У большинства игроков на рынке СЭД/ECM/BPM есть как минимальные тарифы от 5-10 тыс.руб., так и «под заказ», а это уже могут быть бюджеты существенно выше стандартных. Но в большинстве случаев базовые цифры, это скорее ориентиры для оценки своих же возможностей.

    Но есть и фиксированная стоимость, например, на лицензию, техническую поддержку и типовые работы. Это может быть развертывание системы, интеграция с популярными программами: SAP, Oracle, Диадок и др.

    Этап 2Заключение договора.  Вы определились с системой и поставщиком, а значит дело осталось за малым – согласовать условия.

    Этап 3. Анализ.  После того, как договор подписан, наступает один из самых ответственных моментов. Аналитики разработчика на протяжении 1-4 недель тщательно изучают внутренние регламенты, бизнес-процессы, существующие проблемы, цели и задачи. Проводятся интервью с ключевыми сотрудниками, которые участвуют в бизнес-процессах, чтобы понять реальную ситуацию в компании и выслушать пожелания к будущей системе. На основе этих данных уже будет составлено техническое задание. Для крупных компаний этот процесс может выйти за рамки изначального срока, т.к. систематизация полученных данных на предприятиях с большими объемам производства занимает значительно больше времени.

    Этап 4. Подготовка технического задания. Собранную информацию осталось обработать и подготовить для заказчика в удобном виде. Техническое задание (ТЗ) — это тот документ, который будет описывать все функции и нюансы работы системы. Обычно он включает в себя:

    • описание бизнес-процессов;
    • описание функционала системы;
    • Описание объектов – документов, задач и др и их форм;
    • уровни доступа пользователей;
    • регламенты работы с теми или иными данными;
    • требования к IT-инфраструктуре;
    • прочие описания и требования.

    После утверждения ТЗ именно на этом этапе будет рассчитана точная стоимость настройки и внедрения системы.

    Этап 5. Подготовка инфраструктуры. Непростой этап, но требующий высокой дисциплины от компании — IT-окружение заказчика приводится в соответствие с требованиями технического задания.

    Этап 6. Настройка и внедрение системы. А теперь происходит то, ради чего так долго и кропотливо совместными усилиями описывались все характеристики, критерии, детали проекта — внедрение:

    • установка серверного ПО (в случае наличия в системе оного);
    • подготовка пользовательских мест;
    • настройка системы;
    • доработка функционала при необходимости;
    • тестирование работы системы.

    Этап 7. Обучение сотрудников. Теперь, чтобы все 6 этапов не были напрасным трудом, необходимо обучить персонал новой системе. Для этого составляется индивидуальный план для сотрудников структурных подразделений — для каждого свое. Пишутся руководства пользователя в системе в соответствие с заведенными ролями.

    Этап 8. Опытная эксплуатация. Ответственность — так можно назвать этот этап. Его суть состоит в работе ограниченного числа сотрудников заказчика с настроенной функционирующей системой. Пользователи тестируют работу системы, проверяют различные сценарии, пробуют работать с реальными процессами и документами. На этом этапе могут быть выявлены некоторые недочеты системы, а также появиться новые предложения. Их можно исправить и добавить на следующем этапе.

    Этап 9. Корректировка системы. Проводится на основе полученных при опытной эксплуатации результатов.

    Этап 10. Ввод в промышленную эксплуатацию. Результат достигнут и все рады. По крайней мере мы всегда стараемся, чтобы именно так все и было.

    Фактически мы прошли 10 этапов на пути к цифровой трансформации предприятия. Однако стоит заметить, что такой сценарий перехода к новым технологиям управления бизнесом не всегда имеет быть место. Например, при внедрении готового коробочного решения можно обойтись только покупкой лицензии, а все остальные действия произвести самостоятельно. А выбрав облачную версию вы легко обойдетесь без дорогостоящих затрат на лицензию и внедрение.

    Но даже в этой ситуации остается один ключевой вопрос: как поведет себя система в долгосрочной перспективе, какие риски? Поэтому вопрос техподдержки и обновления платформы всегда остается актуальным после проделанной работы. Либо вы готовы это делать своими руками, либо захотите помощи вендора.

    Решений на рынке СЭД, ECM и BPM сегодня достаточное количество, поэтому точно придется задуматься, кого выбрать не на один раз, а на долго — надежно и с гарантией.

    Вы всегда можете протестировать нашу платформу и узнать у наших специалистов, как мы успешно работаем с компаниями Unilever, GE, Газпром спутниковые системы и другими компаниями на протяжении долгих лет.

    Навигация по записям

      Нажимая кнопку "Отправить", я даю согласие на обработку моих персональных данных.