« Назад

10 этапов автоматизации бизнес-процессов

10 этапов автоматизации бизнес-процессов

Автоматизация бизнес-процессов

Зачастую при выборе системы для автоматизации и управления бизнес-процессами, будь то BPM, ECM, EDMS (СЭД) или иные, у компании возникает множество вопросов. Сколько времени займет реализация проекта? Сколько это будет стоить? А можно ли добавить дополнительный функционал в систему? А сколько будет стоить доработка и дальнейшая поддержка? И другие. При этом интегратор или производитель, который занимается внедрением информационных систем, не всегда может сразу дать однозначные ответы на эти вопросы. Основная причина – в недостаточности данных.

В данном материале мы постарались просто и детально отразить процесс автоматизации бизнес-процессов в компании. Надеемся, что он будет полезен, тем, кто уже выбирает систему автоматизации или управления или только планирует этим заняться. Для наглядности весь процесс будет разбит на этапы.

Этап 1, он же подготовительный.  Как правило, на этом этапе компания определяется с выбором поставщика, ведутся активные переговоры, демонстрация различных систем. Представителям компании важно, как можно более точно сформулировать цели внедрения и описать существующие проблемы, такие как:

  • потеря информации;
  • доступ к информации;
  • поступление информации не по назначению;
  • задержка в получении информации;
  • корректность информации;
  • срыв сроков исполнения задач и т.д.

Дополнительно следует определиться, сколько сотрудников будет пользоваться системой и сколько из них будут работать одновременно. Необходимо заранее решить, какие именно процессы или задачи придется автоматизировать. Также важна информации о текущих объемах объектов (документов, задач, контрагентов и пр.). Например, для систем документооборота важен параметр о количестве ежедневных документов, среднем объеме документа (пакета документов). Чем больше информации заказчик сможет предоставить на этом этапе, тем более точные ответы сможет получить от интегратора.

Отдельно стоит сказать о цене, так как это тот фактор, который интересует всех заказчиков без исключения. Сообщить полную стоимость на этом этапе зачастую просто невозможно. Для этого интегратору придется провести масштабное исследование и выяснить массу подробностей о бизнес-процессах вашей компании.

Однако, частичную оценку все же можно и нужно получить. Вы всегда можете узнать стоимость лицензии на систему, стоимость технической поддержки и стоимость на типовые работы. Это может быть развертывание системы, интеграция с популярными программами, заведение пользователей в систему и др.  В некоторых случаях можно даже получить прогнозную стоимость на весь проект, но как правило эта оценка дается с очень большой погрешностью

Этап 2Заключение договора.  Вы определились с системой и поставщиком, а значит дело осталось за малым – согласовать условия.

Этап 3. Анализ.  После того, как договор подписан, наступает один из самых ответственных моментов. Аналитиками интегратора необходимо тщательно изучить внутренние регламенты, бизнес-процессы, существующие проблемы, цели и задачи. Проводятся интервью с ключевыми сотрудниками, которые участвуют в бизнес-процессах, чтобы понять реальную ситуацию в компании и выслушать пожелания к будущей системе. На основе этих данных уже будет составлено техническое задание. Как правило этап анализа занимает от 1 до 4 недель, но для крупных компаний этот процесс может сильно затянуться, т.к. систематизация полученных данных может занять много времени.

Этап 4. Подготовка технического задания. Собранную информацию осталось обработать и подготовить для заказчика в удобном виде. Техническое задание — это тот документ, который будет описывать все функции и нюансы работы системы. Обычно он включает в себя:

  • описание бизнес-процессов;
  • описание функционала системы;
  • Описание объектов – документов, задач и др и их форм;
  • уровни доступа пользователей;
  • регламенты работы с теми или иными данными;
  • требования к IT-инфраструктуре;
  • прочие описания и требования.

После утверждения технического задания уже будет рассчитана точная стоимость настройки и внедрения системы.

Этап 5. Подготовка инфраструктуры. На данном этапе, IT-окружение заказчика приводится в соответствие с требованиями технического задания.

Этап 6. Настройка и внедрение системы. Основной этап включает в себя:

  • установку серверного ПО (в случае наличия в системе оного);
  • подготовку пользовательских мест;
  • настройку системы;
  • доработку функционала при необходимости;
  • тестирование работы системы.

Этап 7. Обучение сотрудников. При необходимости обучения составляется индивидуальный план для различных сотрудников. Также могут быть написаны руководства пользователя для той или иной роли в системе.

Этап 8. Опытная эксплуатация. Один из самых ответственных этапов. Ее суть состоит в работе ограниченного числа сотрудников заказчика с настроенной функционирующей системой. Пользователи тестируют работы систему, проверяют различные сценарии, пробуют работать с реальными процессами и документами. На этом этапе могут быть выявлены некоторые недочеты системы, а также появиться новые предложения. Они могут быть исправлены и добавлены на следующем этапе.

Этап 9. Корректировка системы. Проводится на основе полученных при опытной эксплуатации результатов.

Этап 10. Ввод в промышленную эксплуатацию.

Стоит заметить, что сценарий внедрения не всегда состоит из этих этапов. Например, при внедрении готового коробочного решения, можно обойтись только покупкой лицензии, а все остальные действия произвести самостоятельно.  Тем не менее, надеемся, что эта информация будет полезной для вас при выборе решения и работе с его поставщиком.